Schmidt & Schmidt vous propose un service d’apostille qualifié pour vos documents publics délivrés dans l’Union européenne et dans d’autres pays d’Europe. Aujourd’hui, tous les pays d’Europe sont parties à la Convention de La Haye supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers.
L’apostille est un cachet de forme carrée. L’intitulé « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) », rédigé en français, constitue une condition indispensable à sa validité. L’apostille de La Haye certifie l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi, ainsi que l’identité du sceau ou timbre dont le document est revêtu. Chaque apostille est enregistrée et comporte une date de délivrance ainsi qu’un numéro unique. Dans chaque pays, l’apostille est délivrée par les autorités compétentes désignées pour chaque catégorie de documents.
L’apostille doit être obtenue dans le pays qui a délivré votre document. Vous trouverez des informations détaillées sur les exigences propres à chaque pays concernant l’obtention de l’apostille dans nos sections d’information par pays.
Informations par pays
Reconnaissance de l’authenticité des documents publics au sein de l’UE
La circulation des documents publics au sein de l’UE est facilitée à la fois par des accords bilatéraux et par des règlements adoptés à l’échelle de l’Union, qui simplifient les démarches que les autorités doivent suivre lorsqu’elles traitent des documents délivrés à l’étranger.
Accords internationaux bilatéraux
L’Allemagne a conclu des traités bilatéraux avec plusieurs pays européens permettant la reconnaissance simplifiée de certains documents publics. En vertu de ces accords, certains documents ne nécessitent ni apostille ni légalisation consulaire, dès lors qu’ils ont été régulièrement délivrés et revêtus du sceau de l’organe administratif compétent.
En règle générale, ces dispositifs couvrent des documents tels que les actes d’état civil, les documents scolaires et universitaires ainsi que diverses attestations officielles. Toutefois, la portée et les conditions particulières de chaque accord peuvent varier selon le pays partenaire et le type de document.
Parmi les pays avec lesquels l’Allemagne a conclu de tels accords figurent la Belgique, le Danemark, la France, la Grèce, l’Italie, le Luxembourg, l’Autriche et la Suisse. Dans le cadre de ces traités, les documents revêtus du sceau officiel d’une autorité compétente sont acceptés sans authentification supplémentaire.
❗️ Veuillez noter : tous les accords ne sont pas appliqués de la même manière par les deux parties. Ainsi, la Belgique ne considère pas comme contraignant l’accord conclu avec l’Allemagne, de sorte qu’en pratique une apostille peut néanmoins être exigée. De même, l’accord de 1907 entre l’Allemagne et la Suisse exclut les actes notariés, qui restent soumis à l’apostille.
Documents plurilingues (au titre des conventions de la CIEC)
Certains actes d’état civil sont dispensés de l’exigence de légalisation lorsqu’ils sont délivrés sous forme plurilingue selon les modèles de la Commission internationale de l’état civil (CIEC).
En vertu de la Convention de Vienne du 8 septembre 1976 (relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil), les documents tels que les actes de naissance, de mariage et de décès sont acceptés sans apostille dans les pays suivants : Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Allemagne, Estonie, France, Italie, Cap-Vert, Croatie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du Nord, Moldavie, Monténégro, Pays-Bas, Autriche, Pologne, Portugal, Roumanie, Suisse, Serbie, Slovénie, Espagne et Turquie.
De même, en vertu de la Convention de Munich du 5 septembre 1980 (relative à la délivrance d’un certificat de capacité matrimoniale), les pays suivants reconnaissent ces documents sans légalisation supplémentaire : Allemagne, Grèce, Italie, Luxembourg, Moldavie, Pays-Bas, Autriche, Portugal, Suisse, Espagne et Turquie.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics
Ce règlement de l’UE, adopté le 6 juillet 2016 et applicable depuis le 16 février 2019, simplifie la circulation de certains documents publics entre les États membres de l’UE. Il supprime l’exigence d’apostille pour de nombreux types de documents publics délivrés dans un État membre et présentés dans un autre. L’objectif est de réduire les obstacles bureaucratiques et d’abaisser les coûts pour les citoyens qui se déplacent ou travaillent au sein de l’UE.
⚠️ Limitation importante : les documents d’entreprise ou de nature commerciale ne relèvent pas de ce règlement. Ces documents restent soumis à la légalisation ou à l’apostille.
Directive (UE) 2025/25 (« directive sur la numérisation II »)
Le 29 mars 2023, la Commission européenne a présenté une proposition (COM [2023] 177) visant à renforcer le recours aux solutions numériques dans le droit des sociétés de l’UE. L’un de ses objectifs centraux est de supprimer l’exigence d’apostille pour les documents relatifs aux sociétés dans l’ensemble de l’UE, afin de rendre les procédures transfrontalières plus efficaces.
Cette proposition a depuis été adoptée : la directive (UE) 2025/25 du 19 décembre 2024 a été publiée au Journal officiel le 10 janvier 2025 et est entrée en vigueur le 30 janvier 2025. Les États membres doivent la transposer en droit national au plus tard le 31 juillet 2027. Elle introduit notamment un certificat d’entreprise de l’UE (EU Company Certificate) et une procuration européenne numérique, et interdit l’exigence de légalisation ou d’apostille pour plusieurs documents de sociétés provenant d’autres États membres.
Une fois transposée, cette directive constituera une avancée importante vers un marché intérieur numérisé et simplifié, en éliminant des formalités administratives et en soutenant la mobilité des entreprises au sein de l’UE.
Nous continuons de suivre ces évolutions juridiques et sommes à votre disposition pour vous conseiller sur la manière de tirer parti des simplifications existantes en matière d’utilisation internationale des documents.
