Apostille et légalisation consulaire de documents d'origine étrangère en Chine

Schmidt & Schmidt propose des services complets de légalisation et d'apostille pour les documents délivrés en Chine. Nous accompagnons les particuliers et les entreprises dans la préparation de documents chinois en vue de leur utilisation à l'étranger, notamment la certification notariale, la traduction, l'apostille, la légalisation consulaire lorsqu'elle est requise, ainsi que la livraison par coursier international.

Les documents chinois tels que les actes de naissance, actes de mariage, diplômes, relevés de notes, extraits de casier judiciaire, licences commerciales, documents de société et procurations doivent souvent être formellement certifiés avant de pouvoir être présentés à des autorités, universités, juridictions, banques, services d'immigration ou partenaires commerciaux étrangers.

L'apostille est un certificat qui confirme l'authenticité de la signature, du sceau et de la qualité de l'agent public qui a signé ou certifié un acte public. Elle ne certifie pas le contenu du document lui-même, mais en confirme l'origine formelle en vue d'une utilisation à l'international.

En Chine, l'apostille est délivrée sous la forme d'un certificat distinct joint au dossier du document. Elle comporte généralement un texte en chinois, en anglais et en français, un numéro d'apostille, un code QR de vérification et un sceau spécial. En règle générale, l'apostille doit être délivrée dans le pays où le document a été initialement établi ou notarié.

Une légalisation consulaire peut toujours être requise lorsque le document est destiné à être utilisé dans un pays qui n'est pas partie à la Convention Apostille de La Haye. La procédure appropriée dépend donc du pays de destination, du type et de la langue du document, de la présence de signatures et de sceaux, ainsi que des exigences de l'autorité destinataire à l'étranger.

À quoi ressemble une apostille chinoise ?

L'apostille chinoise est délivrée sous la forme d'un certificat distinct joint au dossier du document notarié ou officiel. Elle confirme l'authenticité de la signature, du sceau et de la qualité de l'agent public qui a signé ou certifié le document. Elle ne certifie pas le contenu du document lui-même.

Une apostille chinoise comporte normalement les mentions suivantes :

• le titre « Apostille » et la référence à la Convention de La Haye de 1961 ;
• le pays de délivrance, à savoir la République populaire de Chine ;
• le nom et la qualité de la personne ayant signé l'acte public ou l'acte notarié ;
• le nom de l'autorité ou de l'organisme dont le sceau ou le timbre figure sur le document ;
• le lieu et la date de délivrance de l'apostille ;
• le nom de l'autorité compétente qui délivre l'apostille ;
• le numéro de l'apostille ;
• le sceau et la signature de l'agent habilité à délivrer l'apostille.

En Chine continentale, les apostilles sont délivrées par le ministère des Affaires étrangères de la République populaire de Chine ainsi que par les bureaux locaux des affaires étrangères habilités, dans leurs ressorts administratifs respectifs.

Quels documents chinois peuvent être apostillés ?

Un large éventail de documents chinois peut être préparé en vue d'une apostille, à condition qu'ils puissent être convertis dans le format d'acte notarié ou officiel requis pour un usage international. Les catégories les plus courantes comprennent les actes de l'état civil, les documents scolaires et universitaires, les extraits de casier judiciaire ainsi que les documents sociaux ou commerciaux.

La question essentielle n'est pas seulement de savoir si le document existe, mais s'il se prête à une notarisation ou à une certification officielle en Chine. Les documents privés doivent normalement porter des signatures et des sceaux valables, tandis que les documents délivrés par les autorités publiques, les établissements scolaires, les organismes d'enregistrement ou d'autres institutions doivent présenter une forme officielle en bonne et due forme. Dans la plupart des cas, le document source servant à l'établissement d'un acte notarié chinois doit lui aussi être rédigé en chinois.

Procédure d'apostille des documents en Chine

Étape 1 : Notarisation

En Chine, l'apostille n'est jamais apposée sur les documents originaux, mais uniquement sur des copies notariées. Il existe deux types de notarisation (simple et double) selon le pays de destination ; informez-en donc le notaire au préalable.

Les notaires chinois ne peuvent notarier que les documents rédigés en chinois. Si l'original est établi dans une langue étrangère (par exemple des certificats délivrés par des écoles ou universités internationales), il ne peut pas être notarié — seule la version chinoise est acceptée.

Une traduction dans la langue étrangère requise est intégrée à l'acte notarié en tant qu'élément obligatoire : vous recevrez donc un document unique réunissant le document notarié et sa traduction, sur lequel une seule apostille sera apposée.

Important : cette traduction peut ne pas être acceptée à l'étranger. Vérifiez toujours au préalable les exigences auprès de l'autorité destinataire, une traduction certifiée supplémentaire étant souvent requise dans le pays de destination. Certains documents chinois ne sont valables que 3 mois ; le fait de ne pas clarifier les exigences en amont peut donc contraindre à recommencer toute la procédure, à un coût considérable.

La notarisation prend généralement environ 5 jours ouvrables, selon le volume de la traduction.

Notarisation des certificats, contrats, factures et autres documents commerciaux

La procédure de légalisation des documents commerciaux ne s'effectue pas par l'intermédiaire d'un notaire, mais par celui du Conseil chinois pour la promotion du commerce international (China Council for the Promotion of International Trade, CCPIT). Chaque province dispose de son propre bureau du CCPIT, et les demandes doivent être déposées au lieu de délivrance du document ou au lieu d'immatriculation de la société à laquelle il a été délivré. Le document doit être établi en chinois ; les contrats et autres documents commerciaux doivent porter le sceau de la société et la signature de son représentant légal.

Pour légaliser de tels documents, une licence commerciale ainsi que la pièce d'identité du fondateur (représentant légal) de la société chinoise seront requises. La procédure est ensuite analogue à la notarisation par un notaire.

Étape 2 : Délivrance de l'apostille par le ministère des Affaires étrangères

Aucun rendez-vous préalable n'est nécessaire pour obtenir une apostille auprès du ministère des Affaires étrangères. Pour faire apposer une apostille, il suffit de se rendre au bureau des affaires étrangères de la région où l'acte notarié a été établi et de déposer le document via le système de file d'attente électronique.

Le délai de traitement standard d'une apostille auprès du ministère des Affaires étrangères de la RPC est de 5 jours ouvrables ; toutefois, en cas de demande d'un service express, il peut être ramené à 3 jours ouvrables (hors délai de livraison).

Lors du dépôt des documents en vue de l'apostille, le demandeur doit justifier de son identité. Si les documents sont déposés par un organisme, la personne qui les dépose est tenue de fournir la procuration originale ainsi qu'une copie du passeport en cours de validité du titulaire du document.

L'apostille électronique en Chine

Depuis le 18 juin 2025, la Chine a lancé un système pilote d'apostille électronique (e-Apostille). Le premier document pouvant être apostillé sous forme numérique est le « certificat d'origine » électronique délivré par le Conseil chinois pour la promotion du commerce international. Les titulaires de tels certificats doivent les adresser au service des légalisations du ministère des Affaires étrangères de la RPC.

À l'avenir, la procédure sera progressivement étendue à d'autres types de documents de la RPC. À l'heure actuelle, le système n'est accessible qu'aux ressortissants chinois titulaires d'une carte d'identité locale.

Légalisation des documents scolaires et universitaires chinois en vue de leur utilisation à l'étranger

Les documents scolaires et universitaires chinois peuvent être exigés à l'étranger pour l'admission à l'université, l'emploi, l'immigration, l'obtention d'une autorisation d'exercer, l'évaluation des diplômes et la reconnaissance des qualifications. Ces documents peuvent comprendre les diplômes, les certificats de grade universitaire, les certificats de fin d'études, les relevés de notes, les bulletins scolaires, les certificats de scolarité et les attestations d'inscription.

En Chine, l'apostille n'est généralement pas apposée directement sur le diplôme ou le relevé de notes original. Dans la plupart des cas, le document est d'abord vérifié par le système éducatif officiel chinois ou par l'établissement émetteur, puis un acte notarié chinois est établi. L'apostille est ensuite jointe à cet acte notarié.

L'acte notarié comprend normalement une traduction requise pour la procédure d'apostille en Chine. Toutefois, cette traduction n'est pas toujours acceptée par l'autorité destinataire à l'étranger. Certaines universités, certains employeurs, autorités d'immigration ou organismes délivrant des autorisations d'exercer peuvent exiger une traduction certifiée, assermentée ou agréée localement supplémentaire.

Les exigences relatives aux documents scolaires et universitaires chinois peuvent varier selon le pays de destination et l'établissement auprès duquel le document sera présenté. Pour une explication détaillée de la vérification, de la notarisation, de l'apostille, de la légalisation consulaire, des exigences de traduction et de la reconnaissance des diplômes chinois à l'étranger, veuillez consulter notre guide dédié à l'apostille et à la légalisation des diplômes et documents scolaires et universitaires de Chine.

Légalisation de l'extrait de casier judiciaire chinois en vue de son utilisation à l'étranger

Un extrait de casier judiciaire chinois, également appelé certificat d'absence d'antécédents judiciaires, peut être exigé à l'étranger pour l'immigration, l'emploi, les titres de séjour, les demandes de nationalité, les études, l'enregistrement d'un mariage à l'étranger, l'obtention d'une autorisation d'exercer ou d'autres démarches officielles.

Avant de pouvoir être utilisé à l'étranger, l'extrait doit généralement être établi sous la forme d'un acte notarié chinois, puis authentifié par apostille ou par légalisation consulaire, selon le pays de destination.

La procédure générale comprend habituellement :

• La notarisation : l'extrait est notarié par une étude notariale chinoise et normalement accompagné d'une traduction intégrée au dossier de l'acte notarié. Le pays de destination doit être précisé à ce stade, les exigences pouvant varier.
• L'apostille : si le pays de destination est partie à la Convention Apostille de La Haye, l'acte notarié est soumis au ministère des Affaires étrangères de Chine ou à un bureau local des affaires étrangères habilité en vue de l'apostille.
• La légalisation consulaire : si le pays de destination n'est pas partie à la Convention Apostille de La Haye, le document doit généralement être authentifié par l'autorité chinoise compétente, puis légalisé par le consulat du pays de destination en Chine.

La procédure peut prendre environ 10 à 14 jours, voire davantage, selon la ville, l'historique de résidence du demandeur, l'exhaustivité des documents, les exigences notariales et le pays de destination.

À noter : certaines autorités étrangères peuvent exiger une traduction certifiée, assermentée ou agréée localement supplémentaire dans le pays de destination. Les extraits de casier judiciaire ayant généralement une validité limitée dans le temps, une planification soigneuse et anticipée est essentielle.

Que peut-il se passer en cas de demande d'apostille en Chine par ses propres moyens ?

À première vue, la procédure d'apostille en Chine peut sembler simple : préparer le document, le déposer auprès de l'autorité compétente et attendre le résultat. En pratique, toutefois, de nombreuses difficultés surviennent avant même la délivrance de l'apostille — lors de la préparation du document, de la notarisation, de la traduction ou du dépôt.

• 1

  Type de notarisation inadapté

  Le notaire ou l'organisme de certification doit savoir que le document est destiné à être utilisé à l'étranger et dans quel pays il sera présenté. Si le type d'acte notarié établi n'est pas le bon, le document risque de ne pas être accepté pour l'apostille ou par l'autorité destinataire à l'étranger.
• 2

  Document ne se prêtant pas à la certification

  Certains documents ne peuvent pas servir de base à un acte notarié ou à un certificat commercial chinois. Des difficultés peuvent survenir si le document n'est pas rédigé en chinois, s'il est dépourvu de signature ou de sceau appropriés, ou s'il n'a pas été délivré sous une forme officielle.
• 3

  La traduction peut ne pas être acceptée à l'étranger

  Une traduction est souvent intégrée au dossier de l'acte notarié chinois. Toutefois, cette traduction ne remplace pas toujours une traduction certifiée ou assermentée exigée par l'autorité destinataire dans le pays de destination.
• 4

  Lieu de dépôt erroné

  La voie d'apostille dépend généralement du lieu où l'acte notarié ou le certificat commercial a été établi. Le dépôt du document dans le cadre d'une procédure régionale inappropriée peut entraîner des retards ou un refus.
• 5

  Problèmes de durée de validité

  Certains documents chinois, tels que les extraits de casier judiciaire ou certains certificats officiels, peuvent n'être acceptés que pendant une période limitée. Si la procédure est engagée de manière incorrecte ou trop tardivement, le document risque d'expirer avant de pouvoir être utilisé à l'étranger.
• 6

  Exigences du pays de destination négligées

  Même lorsque l'apostille est délivrée correctement en Chine, l'autorité destinataire à l'étranger peut avoir ses propres exigences quant à la langue, au format du document, à la date de délivrance, au type de notarisation ou à une traduction certifiée supplémentaire.

Anciens ressortissants chinois ayant changé de nationalité

Pour les anciens ressortissants chinois ayant acquis une autre nationalité, la procédure peut être moins souple que pour les demandeurs étrangers n'ayant jamais possédé la nationalité chinoise. Si la personne dispose encore d'un enregistrement de domicile actif ou non formellement clôturé en Chine, les autorités peuvent exiger des documents liés à l'ancienne identité chinoise, tels que la carte d'identité chinoise et le livret d'enregistrement de domicile.

Si ces documents ne sont plus disponibles ou ne peuvent pas être renouvelés, la seule voie praticable consiste généralement à obtenir d'abord un certificat d'annulation de l'enregistrement de domicile (户籍注销证明). Ce n'est qu'une fois ce certificat délivré que le demandeur peut habituellement demander de nouveaux documents chinois et faire procéder à la notarisation et à l'apostille.

Le certificat d'annulation de l'enregistrement de domicile (户籍注销证明) peut normalement être obtenu soit auprès d'un consulat de Chine à l'étranger, soit en se présentant en personne au poste de police compétent pour le lieu où le hukouben (户口本) d'origine avait été enregistré.

Bureaux des affaires étrangères par province

La liste suivante offre un aperçu synthétique des bureaux locaux des affaires étrangères habilités en Chine continentale. Pour les procédures d'apostille, le bureau compétent dépend généralement du lieu où le document ou l'acte notarié est délivré.

Légalisation consulaire des documents chinois en vue de leur utilisation à l'étranger

Pour les pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye (par exemple les Émirats arabes unis), c'est la légalisation consulaire — également appelée « attestation par l'ambassade » — qui s'applique en lieu et place de l'apostille. Pour consulter la liste complète des pays qui acceptent et utilisent l'apostille, cliquez ici.

La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.

La légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Un document doit :

• être traduit par un traducteur agréé dans la langue du pays où il sera utilisé ;
• voir sa traduction notariée par un notaire en Chine ;
• être certifié par le bureau du ministère des Affaires étrangères de Chine ;
• être légalisé par le consulat du pays de destination en Chine.

Ce n'est qu'une fois ces démarches accomplies que la légalisation du document sera considérée comme complète et que le document pourra être utilisé dans le pays de destination.

Il importe de rappeler qu'un document n'a force juridique que sur le territoire du pays dont le cachet consulaire y figure et ne peut pas être utilisé dans d'autres pays.

La durée de validité de la légalisation consulaire n'est généralement pas limitée ; des restrictions peuvent toutefois s'appliquer à la durée de validité des documents eux-mêmes.

Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents

Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.

Obtention de documents en Chine

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Traduction certifiée de documents chinois

En Chine, il n'existe pas de service distinct de traduction notariée : une traduction n'acquiert force juridique qu'en tant que partie intégrante d'un acte notarié (公证书). Les traductions réalisées par des traducteurs ordinaires ou « agréés » en Chine ne sont pas reconnues à l'étranger si elles ne sont pas intégrées à un acte notarié.

Par conséquent, si le pays de destination exige expressément une traduction, il est recommandé de la faire réaliser directement dans le pays où le document sera utilisé, conformément aux exigences locales.

La traduction doit-elle être apostillée ?

Tout document étranger délivré dans un pays et utilisé dans un autre doit être légalisé en vue de son utilisation à l'étranger. Par conséquent, l'authenticité d'une traduction certifiée établie en Chine doit être confirmée par une apostille. De ce fait, de nombreuses autorités peuvent refuser les traductions certifiées provenant de Chine si celles-ci n'ont pas été dûment authentifiées en Chine en vue de leur utilisation à l'étranger. Pour éviter toute confusion, il est préférable de faire réaliser les traductions dans le pays de destination du document.

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