Apostille et légalisation consulaire de documents d'origine étrangère en Turquie

Schmidt & Schmidt propose la légalisation des documents turcs par apostille.

La Turquie a adhéré en 1985 à la Convention de La Haye supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers. Les documents turcs peuvent ainsi être aisément authentifiés en vue de leur utilisation dans plus de 100 pays au moyen de ce que l'on appelle l'apostille.

L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait du registre du commerce ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.

La légalisation des documents en Turquie consiste à faire vérifier l'authenticité d'un document par un agent habilité. À l'issue de cette procédure, le document est revêtu d'un cachet spécial — l'apostille. En règle générale, l'apostille est apposée au verso du document ou sur une feuille distincte, après quoi le document est relié.

En Turquie, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en turc, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du cachet d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.

Pour les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye, la légalisation consulaire est requise.

Autorités compétentes en matière d'apostille en Turquie

L'autorité compétente pour l'apostille en Turquie dépend du type de document :

• Pour les documents administratifs — notamment les actes de l'état civil, les attestations notariales et les procurations —, la préfecture (Valilik) au niveau provincial ou la sous-préfecture (Kaymakamlık) au niveau du district est compétente ;
• Pour les documents judiciaires tels que les jugements, la présidence de la commission judiciaire de la justice (Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlığı), dans les localités dotées d'un ressort de cour d'assises, est compétente ;
• Pour certains documents judiciaires au niveau central, c'est le ministère de la Justice qui est compétent.

Les autorités vérifient les signatures, cachets et sceaux au regard de leurs propres registres. Si la vérification aboutit, l'apostille est apposée au verso ou sur une feuille supplémentaire solidement attachée.

Depuis janvier 2019, la Turquie propose un système d'apostille électronique (e-Apostille) assuré par le service postal public PTT. La liste des types de documents éligibles — comprenant initialement les extraits de casier judiciaire et les décisions de justice — est continuellement élargie ; l'état actuel est indiqué sur le site officiel.

Types de documents

Les documents privés — tels que les contrats entre particuliers, les accords commerciaux ou les états financiers établis par des sociétés privées — ne peuvent pas être apostillés directement, car la Convention de La Haye ne s'applique qu'aux actes publics.

Il existe toutefois une solution courante : le document peut d'abord être certifié par un notaire turc. Il devient alors un acte notarié — un acte public revêtu de la signature et du sceau officiels du notaire — qui peut ensuite être soumis à la procédure d'apostille ordinaire.

Cette démarche en deux étapes (certification notariée suivie de l'apostille) constitue la méthode admise pour authentifier les documents privés destinés à un usage international en Turquie.

Dans les cas suivants, les documents sont dispensés de toute forme d'authentification :

• Les actes de l'état civil internationaux délivrés en vertu de la Convention du 08.09.1976 relative à la délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil, à savoir les actes de naissance, de mariage et de décès ;
• Les certificats de capacité matrimoniale internationaux délivrés en vertu de la Convention du 05.09.1980 relative à la délivrance de certificats de capacité matrimoniale ;
• Les documents délivrés par les missions diplomatiques ou consulaires turques.

Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Turquie

Une apostille ne peut être délivrée que sur un document original. Le document doit être en bon état extérieur, tous les cachets et signatures doivent être nets et lisibles. En outre, il ne doit comporter aucune marque ni inscription étrangère.

La procédure d'apostille peut varier selon le pays d'origine et le pays destinataire. En règle générale, vous devez toutefois suivre les étapes suivantes pour obtenir une apostille en Turquie :

• Obtention du document original à apostiller ;
• Vérification de la signature figurant sur le document par l'autorité compétente ;
• Délivrance de l'apostille par l'autorité compétente ;
• Présentation du document accompagné de l'apostille dans le pays destinataire.

En règle générale, l'authentification des documents prend de 5 à 14 jours.

Par notre intermédiaire, vous pouvez commander des extraits du registre du commerce turcs avec apostille, y compris leur traduction en allemand. Les services de coursier sont facturés séparément selon les tarifs du prestataire.

Apostille électronique (e-Apostille)

La Turquie délivre également des apostilles électroniques pour certains documents. PTT est la société intermédiaire qui réalise l'opération. Actuellement, l'apostille électronique n'est délivrée en Turquie que pour les extraits de casier judiciaire et les décisions de justice.

Les documents pour lesquels une e-Apostille est traitée par le ministère de la Justice et le ministère de l'Intérieur sont transmis par voie électronique via PTT. Ces documents sont accessibles au demandeur partout dans le monde. Il convient de déterminer quelle forme l'apostille doit prendre dans le pays où le document sera utilisé. Pour toute question relative à la validité de l'e-Apostille, nous vous recommandons de vous renseigner auprès des autorités du pays étranger concerné.

Motifs de refus ou de retard

Les motifs les plus fréquents de refus ou de retard lors d'une demande d'apostille en Turquie :

• Présenter une photocopie ou une copie non officielle au lieu d'un original ou d'une copie officielle certifiée. Les autorités n'apostillent que les originaux ayant force probante.
• S'adresser à la mauvaise juridiction. La juridiction doit relever du même ressort judiciaire que l'autorité ayant délivré le document.
• Présenter un document privé sans certification notariée préalable. Faute de la signature et du sceau du notaire, le document ne remplit pas les conditions d'un acte public au sens de la Convention.
• Ne pas corriger les erreurs figurant dans le document avant l'apostille. Toute inexactitude — nom mal orthographié, date erronée — doit être rectifiée auprès du service de l'état civil avant l'obtention de l'apostille. La corriger a posteriori oblige à recommencer toute la procédure.

Délais de traitement

Les délais de traitement des apostilles en Turquie ne sont pas uniformisés : chaque juridiction gère sa propre charge de travail de manière indépendante, et les délais d'attente varient considérablement selon la localisation de la juridiction et le volume d'affaires au moment de la demande.

Dans les juridictions de taille modeste des districts moins peuplés, une demande d'apostille simple peut être traitée en quelques heures. Dans les juridictions à forte activité des grandes villes, la même demande prend généralement de trois à sept jours ouvrables. Lors des périodes de forte affluence, le traitement peut s'étendre à deux semaines, voire davantage.

Les juridictions turques ne proposent aucun service officiel de traitement accéléré ou prioritaire. Si vous êtes tenu par un délai précis — tel qu'un rendez-vous en matière d'immigration ou la conclusion d'une transaction commerciale —, il est vivement conseillé de déposer votre demande d'apostille bien à l'avance plutôt que de la laisser au dernier moment.

La Turquie met également en place progressivement la délivrance d'apostilles électroniques (e-apostille) dans le cadre du programme e-APP de la Conférence de La Haye. Lorsqu'elle est disponible, cette forme peut réduire sensiblement les délais de traitement. Toutefois, toutes les autorités et institutions étrangères n'acceptent pas encore les e-apostilles turques — vérifiez toujours auprès du destinataire si un format électronique est admis avant de l'utiliser.

Reconnaissance de l'authenticité des actes publics

Documents multilingues (dans le cadre de la Convention de la CIEC)

Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité en Turquie.

Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :

• l'Autriche, l'Allemagne, la Belgique, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, la Croatie, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, la Turquie.

Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Munich le 05.09.1980 (délivrance de certificats plurilingues de capacité matrimoniale) sont les suivants :

• l'Autriche, l'Allemagne, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, la Moldavie, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, l'Espagne, la Turquie.

Le Luxembourg, l'Espagne, la Suisse et la Turquie bénéficient de dispenses de légalisation particulières, qui ne s'appliquent qu'aux documents judiciaires et à certains documents d'état des personnes. Ces dispenses reposent sur des accords bilatéraux ou multilatéraux spécifiques, telle que la Convention portant dispense de légalisation pour certains actes dans le cadre de la CIEC (Commission Internationale de l'État Civil), à laquelle la Turquie est un État contractant. La différence des champs d'application de ces accords explique la différence des exigences de légalisation selon les types de documents : ainsi, les actes de naissance turcs ne nécessitent aucune légalisation, tandis que les diplômes turcs de l'enseignement supérieur requièrent une légalisation par apostille.

Légalisation des documents scolaires et universitaires turcs en vue de leur utilisation à l'étranger

Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés en Turquie — tels que les relevés de notes scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes académiques, les certificats d'inscription et autres attestations scolaires ou universitaires — soient reconnus et valables à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure d'authentification. Celle-ci s'effectue par voie de légalisation.

Pour l'authentification des diplômes et documents scolaires et universitaires similaires en Turquie, les demandeurs doivent en règle générale passer par le ministère des Affaires étrangères.

Même si le pays de destination est signataire de la Convention de La Haye, il peut arriver que la légalisation des documents scolaires et universitaires reste néanmoins exigée. Dans de telles situations, une authentification complémentaire est nécessaire. Avant de déposer votre demande, il est conseillé de se renseigner auprès de l'autorité compétente du pays de destination ou de recourir à une assistance professionnelle.

Cette démarche garantit que les documents scolaires et universitaires possèdent la validité juridique requise et peuvent être reconnus et utilisés dans différents pays. Ces procédures revêtent un caractère général ; les exigences précises peuvent toutefois varier. Il est donc recommandé de confirmer les étapes exactes auprès des autorités compétentes.

Apostille d'un diplôme ou d'un certificat ÖSYM

Le document original est requis pour cette procédure. Le document original est traduit par un traducteur assermenté. Il est ensuite certifié par un notaire au lieu où la traduction certifiée est établie. Par la suite, une apostille est obtenue auprès de l'autorité compétente. Les autorités compétentes à cet effet sont les préfectures (Valilik) dans les provinces et les sous-préfectures (Kaymakamlık) dans les districts.

Légalisation des extraits de casier judiciaire turcs en vue de leur utilisation à l'étranger

Pour que les extraits de casier judiciaire turcs (Adli Sicil Belgesi) soient valables à l'étranger, ils doivent être authentifiés par apostille ou par légalisation consulaire. Les extraits papier ordinaires doivent être revêtus du cachet des préfectures turques locales (ou via l'e-Apostille). À noter que les extraits délivrés par les consulats turcs à l'étranger ne peuvent pas être apostillés et sont souvent refusés ; un extrait papier délivré en Turquie est généralement exigé. Si votre pays de destination n'est pas membre de la Convention de La Haye, une légalisation consulaire en plusieurs étapes par l'intermédiaire du ministère des Affaires étrangères est obligatoire. Vérifiez toujours les exigences particulières auprès de l'autorité du pays de destination avant de déposer votre demande.

Légalisation consulaire des documents turcs en vue de leur utilisation à l'étranger

La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.

Cette procédure est requise lorsque le pays de destination ne reconnaît pas ou n'accepte pas la certification par apostille. Il convient de présenter le document original, accompagné des copies ou pièces justificatives éventuellement requises, au service consulaire concerné. Les agents consulaires examinent le document, en vérifient l'authenticité et y apposent leur sceau ou cachet pour en certifier la validité.

La procédure de légalisation consulaire peut nécessiter des étapes supplémentaires, telles que l'obtention de traductions du document dans la langue du pays de destination ou la fourniture de pièces justificatives complémentaires à la demande du service consulaire.

Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification. Les exigences et procédures précises de légalisation consulaire peuvent varier selon la réglementation du pays de destination.

Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents

Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.