Apostille et légalisation consulaire de documents d'origine étrangère en Espagne

Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés en Espagne.

L'Espagne a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 27 juillet 1978 ; la Convention est entrée en vigueur le 25 septembre 1978.

L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.

Les documents délivrés en Espagne et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.

L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.

Veuillez noter que le service consulaire ne fournit pas de services de légalisation ou d'apostille pour les documents délivrés en Espagne.

Autorités compétentes désignées pour l'apostille en Espagne

En Espagne, plusieurs autorités compétentes désignées permettent d'obtenir une apostille pour vos documents officiels. L'autorité précise chargée de la procédure varie selon le type de document : les actes notariés, par exemple, doivent être apostillés par les collèges notariaux ou par les notaires désignés qui y sont rattachés. Les documents judiciaires, quant à eux, doivent être apostillés par les autorités ou agents judiciaires. Les compétences précises de ces autorités sont définies par le décret royal espagnol 1497/2011.

En résumé, la délivrance des apostilles est assurée par des organismes déterminés, en fonction de l'autorité émettrice du document. Ces apostilles sont délivrées gratuitement, certains documents administratifs nécessitant toutefois une reconnaissance préalable de la signature.

Vous trouverez ci-dessous les organismes compétents pour délivrer les apostilles selon les cas :

• Documents administratifs publics et documents judiciaires : pour ces types de documents, vous pouvez vous adresser à l'un des trois organismes suivants :

  1. le Bureau central d'assistance aux citoyens du ministère de la Justice ;
  2. les Secrétariats de gouvernement des Tribunaux supérieurs de justice ainsi que des villes de Ceuta et Melilla ;
  3. les Directions territoriales du ministère de la Justice et les bureaux délégués de Ceuta et Melilla.
• Documents judiciaires publics émanant de l'Audiencia Nacional et du Tribunal suprême : dans ce cas, vous devrez vous adresser aux secrétaires de gouvernement des juridictions concernées.
• Actes notariés et actes sous seing privé à signature légalisée : pour les documents notariés et authentifiés par un notaire, vous devez vous adresser au collège notarial ou au notaire habilité à délivrer les apostilles.

En Espagne, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en espagnol, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.

Types de documents

Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Espagne

L'Espagne fait partie des 120 pays qui reconnaissent et délivrent des apostilles conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L'apostille confirme le statut officiel d'un document.

Exigences relatives aux documents pour l'apostille en Espagne

Vous pouvez obtenir une apostille en Espagne en choisissant l'une des deux options suivantes :

• Présentation en personne : vous pouvez vous rendre personnellement auprès de l'un des organismes publics mentionnés ci-dessus, muni des documents à apostiller. Le cas échéant, veillez à avoir obtenu au préalable la reconnaissance de signature requise.
• Envoi par courrier : vous pouvez également adresser vos documents par courrier aux organismes compétents.

Gardez à l'esprit que l'obtention d'une apostille peut prendre un temps considérable ; il est donc conseillé de s'y prendre bien à l'avance si vous devez légaliser des documents par apostille en vue de leur utilisation dans un pays étranger.

Si vous avez besoin d'informations concernant la procédure d'apostille en Espagne, Schmidt & Schmidt est à votre disposition. Grâce à notre expertise, nous pouvons vous apporter les conseils et le soutien dont vous avez besoin. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou assistance.

L'apostille est délivrée sous un format uniforme. En Espagne, elle se présente sous la forme d'une vignette imprimée comportant la signature manuscrite d'un agent public, un sceau officiel et un hologramme.

Lorsque l'apostille n'est pas reconnue, les titulaires de documents étrangers devront procéder à leur légalisation. En revanche, si le pays de destination du document reconnaît et délivre les apostilles, la légalisation est inutile.

Légalisation des documents scolaires et universitaires espagnols en vue de leur utilisation à l'étranger

Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés en Espagne — tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations scolaires ou universitaires — soient reconnus et valables à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure de certification par voie de légalisation.

Les différents types de relevés ou de certificats sont soumis à des règles particulières en matière de légalisation. Il est recommandé de consulter le site du ministère de l'Éducation et de la Formation professionnelle pour obtenir des informations détaillées. Si vous détenez des documents autres que des diplômes universitaires, veuillez vous y référer pour les informations correspondantes.

S'agissant des documents officiels de l'enseignement non supérieur délivrés par des établissements d'enseignement d'une communauté autonome, la procédure de légalisation comprend généralement une ou plusieurs des étapes suivantes :

1. Certification par le département de l'Éducation ou l'organe équivalent de la communauté concernée.
2. Légalisation par le service des légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération, à Madrid.
3. Légalisation ultérieure par l'ambassade ou le consulat, en Espagne, du pays étranger dans lequel le document est destiné à être utilisé.

Pour les documents non officiels délivrés par des établissements privés, la procédure de légalisation suit les étapes suivantes :

1. Authentification par un notaire.
2. Légalisation par les collèges notariaux (se reporter à la liste des collèges notariaux d'Espagne).
3. Légalisation par la section des légalisations du ministère de la Justice.
4. Légalisation ultérieure par le service des légalisations du ministère des Affaires étrangères, de l'Union européenne et de la Coopération, à Madrid.
5. Légalisation finale par l'ambassade ou le consulat, en Espagne, du pays étranger dans lequel le document est destiné à être utilisé.

Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE

Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité en Espagne.

Le traité simplifiant les procédures de reconnaissance des documents a été adopté par de nombreux pays. Aux termes de ce texte, les États membres n'exigent pas de légalisation pour la reconnaissance mutuelle, mais un cachet ou une apostille est nécessaire. Pour l'obtenir, veuillez vous adresser au ministère de la Justice, Calle de la Bolsa, à Madrid.

Il existe en outre d'autres accords qui dispensent certains documents de l'exigence de légalisation, tels que la Convention d'Athènes et la Convention de Londres :

• Convention d'Athènes, États signataires : l'Autriche, l'Espagne, la France, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Turquie.
• Convention de Londres, États signataires : l'Autriche, la Belgique, la République tchèque, l'Estonie, la France, l'Espagne, la Grèce, l'Irlande, l'Islande, l'Italie, le Liechtenstein, le Luxembourg, la Moldavie, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Russie, le Royaume-Uni, la Suisse et la Turquie.

Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :

• l'Autriche, l'Allemagne, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, Chypre, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, la Turquie.

Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics

Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.

Légalisation consulaire des documents espagnols en vue de leur utilisation à l'étranger

La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.

La légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Alors que l'apostille est généralement délivrée en une seule étape, la légalisation consulaire exige plusieurs certifications préalables avant qu'un acte public puisse être certifié auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination en Espagne.

Il est fréquemment exigé que le document soit traduit dans la langue officielle du pays de destination avant sa présentation à l'ambassade. Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification.

Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents

Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.