La compagnie Schmidt & Schmidt offre les services de la légalisation des documents délivrés en République de Pologne par l’apposition d’une apostille.
Les documents, délivrés en Pologne et à fournir dans les tribunaux ou dans d’autres instances publiques en Russie, sont à légaliser pour leur donner la force juridique sur le territoire de la Fédération de Russie.
Ayant adhéré à la Convention de la Haye du 5 octobre 1961, la Pologne a adopté la procédure de légalisation simplifiée des documents par l’apposition d’une apostille. Le Pologne est devenue membre de la Convention de la Haye sur la légalisation simplifiée des documents le 19 novembre 2004, et la Convention est entrée en vigueur sur son territoire le 14 août 2005.
Le droit d’apostiller les documents en Pologne appartient au Ministère des affaires étrangères et au Ministère de la culture et du patrimoine national qui est compétent de légaliser exceptionnellement les diplômes de l’université en matière des arts et les diplômes des écoles de beaux arts.
La procédure de la légalisation des documents en Pologne prévoit la vérification de l’authenticité de la signature apposée par un fonctionnaire, de l’authenticité du tampon et des pouvoirs de ce fonctionnaire pour apposer sa signature sur un document. Une fois cette étape de la procédure franchie le document sera légalisé par l’apposition d’au autocollant spécial, voire une apostille. Généralement l’apostille est apposée sur le verso du document.
Certains documents nécessitent une attestation supplémentaire avant d’être légalisés au Ministère des affaires étrangères.
Les actes notariés, les procurations, les copies notariées des documents et les décisions judiciaires sont à certifier par le juge en chef de la cour de district compétente.
Les diplômes des établissements de l’éducation supérieure sont à certifier par le Ministère de l’éducation supérieure et des sciences. Les diplômes de l’éducation militaire sont à attester au Ministère de la défense nationale, les diplômes médicaux – au Ministère de la santé publique.
Le Ministère de l’éducation nationale fait authentifier les diplômes de l’éducation scolaire.
Les certificats de l’éducation professionnelle sont attestés par l’Association des artisans polonais.
Les documents commerciaux sont déposés pour être certifiés à la Chambre du commerce et de l’industrie de la Pologne.
L’apostille en Pologne est un autocollant rectangulaire dont un côté mesure au moins 9 cm contenant le texte en langue polonaise et anglaise, un titre obligatoire « Apostille » et se référant à la Convention de la Haye du 5 octobre 1961. L’apostille contient le sceau d’une autorité et la signature d’un fonctionnaire désigné qui a fait attester cette apostille, la date et le numéro unique de l’apostille.
Les documents suivants sont susceptibles d’être apostillés en Pologne
- Les extraits du registre de commerce de la Pologne
- Les documents délivrés ou certifiés conformes par le notaire en Pologne
- Les documents délivrés par les tribunaux de la Pologne: les jugements et les décisions judicaires
- Les traductions des documents faites par un traducteur assermenté
- Les documents officiels délivrés par les autorités de la Pologne
- Les documents de l’éducation: les diplômes et les certificats
- Les procurations, les testaments, les actes de donation
- Les copies des documents notariées
- Autres documents officiels
Les documents consulaires, diplomatiques, douaniers et les passeports ne peuvent pas être apostillés.
La durée de validité d’une apostille n’est pas limitée, celle des documents peut être en revanche limitée.
Documents qui ne sont pas à légaliser
La Russie et la République de Pologne ont signé le 16 septembre 1996 le contrat bilatéral sur « L’aide juridique en matière civile », qui reste toujours valable. Conformément à ce contrat les documents, délivrés ou dûment authentifiés et revêtus d’un sceau officiel d’un établissement public compétent en matière ou d’un fonctionnaire d’un des deux pays, ne nécessitent pas d’être légalisés pour être présentés dans un autre pays. Il en est de même pour les signatures apposées sur les documents.
Par conséquence, un document officiel délivré en Pologne, authentifié par le sceau et la signature d’un fonctionnaire d’état, aura en Russie la pleine force juridique sans aucune légalisation supplémentaire.
Il arrive souvent aux employés des structures commerciales, notamment des banques, et des structures publiques de demander toutefois la présence d’une apostille sur des documents provenant de la Pologne. Nous vous recommandons donc de recourir toutefois à la procédure de l’apostille pour les documents obtenus en Pologne.