Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés en Belgique.
La Belgique a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 11 décembre 1975 ; la Convention est entrée en vigueur le 9 février 1976.
L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.
Les documents délivrés en Belgique et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.
À l'heure actuelle, une apostille électronique est disponible pour les documents délivrés en Belgique. L'authenticité de l'e-apostille peut être vérifiée en ligne dans le registre électronique des apostilles.
L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.
Autorités compétentes désignées pour l'apostille en Belgique
En Belgique, la délivrance des apostilles est assurée par une autorité spécifique, le Ministère des Affaires étrangères, du Commerce extérieur et de la Coopération au Développement.
En Belgique, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en néerlandais, en français ou en allemand, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.
Types de documents
| Peuvent être apostillés | Ne peuvent pas être apostillés |
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Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Belgique
La Belgique fait partie des 120 pays qui reconnaissent et délivrent des apostilles conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L'apostille confirme le statut officiel d'un document.
La procédure d'apostille peut varier selon le pays expéditeur et le pays destinataire, mais, en règle générale, pour obtenir l'apostille d'un document en Belgique, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Obtention du document original à apostiller ;
- Vérification de la signature figurant sur le document par l'organe compétent ;
- Délivrance de l'apostille sur le document par un organe compétent ;
- Présentation du document accompagné de l'apostille dans le pays destinataire.
Cette procédure peut prendre du temps, en particulier lorsqu'elle porte sur plusieurs documents et différents pays. Pour garantir une procédure d'apostille fluide et rigoureuse, il est recommandé de solliciter les conseils de spécialistes connaissant les exigences et les procédures applicables. Leur expertise permet d'éviter les retards et les erreurs dans l'obtention de l'apostille des documents.
Exigences pouvant s'appliquer aux documents :
- Le document doit être un original ou une copie certifiée conforme délivrée par l'autorité compétente.
- Le document doit contenir toutes les informations pertinentes et exactes.
- Le document doit être rédigé dans la langue officielle du pays d'origine ou traduit dans la langue officielle du pays où l'apostille est demandée.
- L'apostille doit être apposée par l'autorité compétente désignée, conformément à la réglementation.
L'apostille est délivrée sous un format uniforme. En Belgique, elle se présente sous la forme d'une vignette imprimée comportant la signature manuscrite d'un agent public, un sceau officiel et un hologramme.
Lorsque l'apostille n'est pas reconnue, les titulaires de documents étrangers devront procéder à leur légalisation. En revanche, si le pays de destination du document reconnaît et délivre les apostilles, la légalisation est inutile.
Légalisation des documents scolaires et universitaires belges en vue de leur utilisation à l'étranger
Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés en Belgique — tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations délivrées par des écoles ou des universités — soient valables et reconnus à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure de certification par voie de légalisation ou d'apostille.
La procédure comprend généralement trois étapes : l'authentification par la Communauté compétente (autorité communale ou communauté concernée), l'authentification par le SPF Affaires étrangères (variable selon le pays et le type de document), puis l'authentification par l'ambassade du pays de destination. Il importe de noter que l'authentification confirme l'authenticité de la signature, et non le contenu du titre. Les titres délivrés par les établissements privés ne peuvent pas être authentifiés par les Communautés. Par ailleurs, la réforme de Bologne, mise en œuvre en Belgique depuis 2004, vise à harmoniser l'enseignement supérieur et à faciliter la reconnaissance des titres entre les États européens. Les centres NARIC et le réseau ENIC fournissent des informations sur la reconnaissance des titres en Europe, tandis qu'EUROPASS propose des documents normalisés permettant d'attester des compétences et des qualifications, sans pour autant constituer une reconnaissance officielle.
Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE
La Belgique a conclu des accords bilatéraux avec :
en vertu desquels certains documents sont dispensés de toute certification s'ils sont revêtus du sceau des autorités administratives compétentes.
Documents multilingues (dans le cadre de la Convention de la CIEC)
Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité en Belgique.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :
- l'Autriche, l'Allemagne, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, Chypre, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, la Turquie.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Munich le 05.09.1980 (délivrance de certificats plurilingues de capacité matrimoniale) sont les suivants :
- l'Allemagne, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, la Moldavie, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, l'Espagne, la Turquie.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics
Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.
Légalisation consulaire des documents belges en vue de leur utilisation à l'étranger
Lorsqu'un document belge doit être utilisé dans un pays qui ne reconnaît pas la Convention de La Haye, tel que les Émirats arabes unis ou d'autres pays ne figurant pas parmi les États contractants, c'est la procédure de légalisation consulaire, également appelée « attestation par l'ambassade », qui s'applique. Pour consulter la liste complète des pays qui acceptent et utilisent l'apostille, cliquez ici.
La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.
Cette procédure est requise lorsque le pays de destination ne reconnaît pas ou n'accepte pas la certification par apostille. Il convient de présenter le document original, accompagné des copies ou pièces justificatives éventuellement requises, au service consulaire concerné. Les agents consulaires examinent le document, en vérifient l'authenticité et y apposent leur sceau ou cachet pour en certifier la validité.
La procédure de légalisation consulaire peut nécessiter des étapes supplémentaires, telles que l'obtention de traductions du document dans la langue du pays de destination ou la fourniture de pièces justificatives complémentaires à la demande du service consulaire.
Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification. Les exigences et procédures précises de légalisation consulaire peuvent varier selon la réglementation du pays de destination.
Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Effet juridique | Utilisable dans tous les pays parties à la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents. | Utilisation entre États dont l'un au moins n'est pas membre de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Complexité | Modérée. Pour obtenir une apostille, il convient de s'adresser à l'autorité compétente en matière d'apostille de l'État d'origine du document. | Élevée. La légalisation consulaire nécessite l'intervention de diverses autorités nationales et d'une mission diplomatique de l'État de destination. |
| Certification préalable | Généralement non requise. | Obligatoire. |
| Attestation auprès de l'ambassade de l'État de destination située dans l'État d'origine du document | Il n'est pas nécessaire de contacter le consulat du pays de destination. | Constitue l'étape finale de la légalisation. |
Apostille et légalisation consulaire dans toutes les villes de Belgique
Schmidt & Schmidt propose des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics émanant de toutes les régions de Belgique. Nous prenons en charge l'intégralité de la procédure, de l'examen des documents à l'obtention des certifications nécessaires, en veillant à ce que vos documents soient valables et reconnus à l'international. Grâce à nos services fiables, vous pouvez utiliser vos actes publics belges à l'étranger en toute confiance.
Obtention de documents en Belgique
Si des documents importants sont perdus ou endommagés, ou si des copies récentes des documents sont nécessaires, la délivrance de nouveaux documents s'impose. Il n'est pas rare que les personnes se trouvant hors de Belgique rencontrent des difficultés pour obtenir de nouveaux documents depuis l'étranger. Nos conseillers vous aideront à obtenir de nouveaux documents en Belgique à distance, et nous pouvons faire expédier vos documents par coursier partout dans le monde.
Traduction certifiée de documents belges
Les copies et extraits des actes de l'état civil peuvent être traduits dans n'importe quelle langue par un traducteur assermenté en Belgique, ou la traduction peut être réalisée dans le pays de destination. Nous proposons des traductions certifiées des actes de l'état civil, avec certification complémentaire. Le coût de la prestation est calculé en fonction du volume du document concerné.
La traduction doit-elle être apostillée ?
Tout document étranger délivré dans un pays et utilisé dans un autre doit être légalisé en vue de son utilisation à l'étranger. Par conséquent, l'authenticité d'une traduction certifiée établie en Belgique doit être confirmée par une apostille. De ce fait, de nombreuses autorités peuvent refuser les traductions certifiées provenant de Belgique si celles-ci n'ont pas été dûment authentifiées en Belgique en vue de leur utilisation à l'étranger. Pour éviter toute confusion, il est préférable de faire réaliser les traductions dans le pays de destination du document.
Nos avantages:
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De plus, chez nous vous pouvez commander la traduction notariée.
