Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés en Allemagne.
L'Allemagne a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 15 décembre 1965 ; la Convention est entrée en vigueur le 13 février 1966.
L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.
Les documents délivrés en Allemagne et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.
L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.
Pour certains pays, des règles particulières s'appliquent, car l'Allemagne s'est opposée à leur adhésion à la Convention. La légalisation consulaire des documents est généralement nécessaire pour l'Azerbaïdjan, la République dominicaine, l'Inde, le Kirghizistan, le Kosovo, le Libéria, la Moldavie, la Mongolie, le Maroc, le Pakistan, les Philippines, le Sénégal, le Tadjikistan, la Tunisie, et l'Ouzbékistan.
Autorités compétentes désignées pour l'apostille en Allemagne
En Allemagne, différentes autorités sont compétentes pour délivrer l'apostille, selon l'autorité qui a délivré le document. L'Office fédéral des affaires étrangères est compétent pour les documents fédéraux. Font exception les documents délivrés par la Cour fédérale des brevets ou par l'Office allemand des brevets et des marques, pour lesquels le Président de l'Office allemand des brevets et des marques est compétent. Dans le cas d'un document émanant d'un Land, les compétences sont réglées différemment selon le Land concerné.
Documents fédéraux allemands :
- L'Office fédéral des affaires étrangères (BfAA) ;
- Pour les documents de la Cour fédérale des brevets et de l'Office allemand des brevets et des marques, l'apostille est délivrée par le Président de l'Office allemand des brevets et des marques.
Documents des pays allemands :
La compétence n'est pas réglée de manière uniforme dans les pays allemands. Sont généralement compétents pour :- Les documents des autorités administratives (à l'exception des autorités de l'administration judiciaire) :
- les ministères (administrations sénatoriales) de l'intérieur ; les présidents de district ; le Président de district ; le gouvernement de district ;
- à Berlin : l'Office régional des affaires civiques et réglementaires (Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten) ;
- en Basse-Saxe : les directions de la police ;
- en Rhénanie-Palatinat : la Direction de surveillance et de services (Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion) à Kaiserslautern ;
- en Saxe : les directions régionales de Chemnitz, Dresde et Leipzig ;
- en Saxe-Anhalt : l'Office d'administration du Land (Landesverwaltungsamt) à Magdebourg ;
- en Thuringe : l'Office d'administration du Land à Weimar.
- Les actes des autorités de l'administration judiciaire, des juridictions ordinaires (juridictions civiles et pénales) et des notaires : les ministères (administrations sénatoriales) de la justice ; les présidents des tribunaux régionaux (locaux).
- Les documents émanant d'autres juridictions (à l'exception des juridictions ordinaires) :
- les ministères (administrations sénatoriales) de l'intérieur ;
- les présidents de district ; le Président de district ; le gouvernement de district ;
- les ministères (administrations sénatoriales) de la justice ;
- les présidents des tribunaux régionaux (locaux).
En Allemagne, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en allemand, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.
Types de documents
| Peuvent être apostillés | Ne peuvent pas être apostillés |
|---|---|
|
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Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Allemagne
Il n'existe pas d'autorité unique désignée pour l'apostille de l'ensemble des actes publics délivrés en Allemagne.
La procédure d'apostille peut varier et comporter plusieurs étapes de certification préalable. Les délais de traitement dépendent souvent de la charge de travail des autorités chargées de l'apostille. Certains documents nécessitent donc plus de temps que d'autres pour être certifiés.
En Allemagne, seuls les documents originaux peuvent être apostillés. Les documents électroniques et les signatures électroniques ne sont pas reconnus en Allemagne.
Un acte public doit être en bon état et tous les sceaux et signatures doivent être clairement lisibles.
Dans certains cas, un acte public doit être récent (ne pas dater de plus de 3 ou 6 mois) pour pouvoir être apostillé.
Légalisation des documents scolaires et universitaires allemands en vue de leur utilisation à l'étranger
Les documents scolaires et universitaires délivrés en Allemagne, tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations délivrées par des écoles ou des universités, ne produisent pas d'effet à l'étranger tant qu'ils ne sont pas revêtus d'une apostille. Par exemple, l'apostille de votre diplôme étranger peut être exigée pour candidater à un programme de master ou de doctorat.
En Allemagne, plusieurs organismes sont compétents pour apposer l'apostille sur les documents scolaires et universitaires. L'autorité habilitée à apposer l'apostille varie selon le Land dans lequel se trouve l'université.
Les autorités de chaque Land allemand établissent leurs propres règles pour l'authentification des diplômes et certificats. Dans certains Länder, le document original peut être revêtu directement de l'apostille ; dans d'autres, il doit d'abord être certifié par certaines autorités publiques. Les délais de traitement varient et dépendent de la procédure applicable. Lorsqu'une certification préalable du justificatif de formation est requise, le délai de légalisation s'en trouve prolongé.
Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE
Traités internationaux bilatéraux
L'Allemagne a conclu des accords bilatéraux avec l'Autriche, la Belgique, le Danemark, la France, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, et la Suisse, en vertu desquels certains documents sont dispensés de toute certification s'ils sont revêtus du sceau des autorités administratives compétentes.
Documents multilingues (dans le cadre de la Convention de la CIEC)
Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité en Allemagne.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :
- l'Autriche, la Belgique, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Allemagne, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, la Croatie, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, et la Turquie.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Munich le 05.09.1980 (délivrance de certificats plurilingues de capacité matrimoniale) sont les suivants :
- l'Autriche, l'Allemagne, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, la Moldavie, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, l'Espagne, et la Turquie.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics
Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.
Légalisation consulaire des documents allemands en vue de leur utilisation à l'étranger
Lorsqu'un document allemand doit être utilisé dans un pays qui ne reconnaît pas la Convention de La Haye, tel que la Thaïlande, l'Égypte, les Émirats arabes unis ou d'autres pays ne figurant pas parmi les États contractants, c'est la procédure de légalisation consulaire, également appelée « attestation par l'ambassade », qui s'applique. Pour consulter la liste complète des pays qui acceptent et utilisent l'apostille, cliquez ici.
La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.
La légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Alors que l'apostille est généralement délivrée en une seule étape, la légalisation consulaire exige plusieurs certifications préalables avant qu'un acte public puisse être certifié auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination en Allemagne.
Il est fréquemment exigé que le document soit traduit dans la langue officielle du pays de destination avant sa présentation à l'ambassade. Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification.
Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Effet juridique | Utilisable dans tous les pays parties à la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents. | Utilisation entre États dont l'un au moins n'est pas membre de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Complexité | Modérée. Pour obtenir une apostille, il convient de s'adresser à l'autorité compétente en matière d'apostille de l'État d'origine du document. | Élevée. La légalisation consulaire nécessite l'intervention de diverses autorités nationales et d'une mission diplomatique de l'État de destination. |
| Certification préalable | Généralement non requise. | Obligatoire. |
| Attestation auprès de l'ambassade de l'État de destination située dans l'État d'origine du document | Il n'est pas nécessaire de contacter le consulat du pays de destination. | Constitue l'étape finale de la légalisation. |
Apostille et légalisation consulaire dans tous les Länder d'Allemagne
Nous proposons des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics émanant des 16 Länder d'Allemagne.
Dans chaque Land, la procédure d'apostille — et donc de certification préalable — présente ses propres particularités. Selon le type de document et l'autorité émettrice, différents organismes du Land sont désignés pour délivrer l'apostille.
Bade-Wurtemberg
Bavière
Berlin
Brandebourg
Brême
Hambourg
Hesse
Mecklembourg-Poméranie-Occidentale
Basse-Saxe
Rhénanie-du-Nord-Westphalie
Rhénanie-Palatinat
Sarre
Saxe-Anhalt
Saxe
Schleswig-Holstein
Thuringe
Obtention de documents en Allemagne
Si des documents importants sont perdus ou endommagés, ou si des copies récentes des documents sont nécessaires, la délivrance de nouveaux documents s'impose. Il n'est pas rare que les personnes se trouvant hors d'Allemagne rencontrent des difficultés pour obtenir de nouveaux documents depuis l'étranger. Nos conseillers vous aideront à obtenir de nouveaux documents en Allemagne à distance, et nous pouvons faire expédier vos documents par coursier partout dans le monde.
Traduction certifiée de documents allemands
Les copies et extraits des actes de l'état civil peuvent être traduits dans n'importe quelle langue par un traducteur assermenté en Allemagne, ou la traduction peut être réalisée dans le pays de destination. Nous proposons des traductions certifiées des actes de l'état civil, avec certification complémentaire. Le coût de la prestation est calculé en fonction du volume du document concerné.
La traduction doit-elle être apostillée ?
Tout document étranger délivré dans un pays et utilisé dans un autre doit être légalisé en vue de son utilisation à l'étranger. Par conséquent, l'authenticité d'une traduction certifiée établie en Allemagne doit être confirmée par une apostille. De ce fait, de nombreuses autorités peuvent refuser les traductions certifiées provenant d'Allemagne si celles-ci n'ont pas été dûment authentifiées en Allemagne en vue de leur utilisation à l'étranger. Pour éviter toute confusion, il est préférable de faire réaliser les traductions dans le pays de destination du document.
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Vous pouvez commander l'apostille des extraits du registre de commerce de l’Allemagne ou d’autres documents chez nous.
En général la certification des documents par apostille prend environ 14 jours.
Vous pouvez aussi commander la traduction notariée des documents en allemand.
