Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés au Luxembourg.
Le Luxembourg a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 4 avril 1979 ; la Convention est entrée en vigueur le 3 juin 1979.
L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.
Les documents délivrés au Luxembourg et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.
L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.
Autorités compétentes désignées pour l'apostille au Luxembourg
Le ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE) gère le service de légalisation chargé de délivrer les apostilles et de légaliser les signatures des autorités publiques luxembourgeoises apposées sur des documents destinés aux autorités publiques de pays étrangers. Les frais de ce service s'élèvent généralement à 20,00 €.
Au Luxembourg, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en allemand, en français ou en luxembourgeois, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.
Types de documents
| Peuvent être apostillés | Ne peuvent pas être apostillés |
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Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille au Luxembourg
Lorsque l'on envisage la procédure d'apostille au Luxembourg, certaines particularités et exigences relatives aux documents méritent d'être signalées. Outre le coût, vous trouverez ci-dessous quelques autres aspects à garder à l'esprit.
Il existe deux procédures de légalisation distinctes, selon que le pays de destination reconnaît ou non la Convention de La Haye. Dans les deux cas, la légalisation consiste à apposer un cachet officiel ou un formulaire imprimé sur le document original.
Exigences pouvant s'appliquer aux documents :
- Le document doit être un original ou une copie certifiée conforme délivrée par l'autorité compétente.
- Le document doit contenir toutes les informations pertinentes et exactes.
- Le document doit être rédigé dans la langue officielle du pays d'origine ou traduit dans la langue officielle du pays où l'apostille est demandée.
- L'apostille doit être apposée par l'autorité compétente désignée, conformément à la réglementation.
L'apostille est délivrée sous un format uniforme. Au Luxembourg, elle se présente sous la forme d'une vignette imprimée comportant la signature manuscrite d'un agent public, un sceau officiel et un hologramme.
Lorsque l'apostille n'est pas reconnue, les titulaires de documents étrangers devront procéder à leur légalisation. En revanche, si le pays de destination du document reconnaît et délivre les apostilles, la légalisation est inutile.
Légalisation des documents scolaires et universitaires luxembourgeois en vue de leur utilisation à l'étranger
Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés au Luxembourg — tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations délivrées par des écoles ou des universités — soient valables et reconnus à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure de certification par voie de légalisation ou d'apostille.
Pour pouvoir être légalisés, ces documents doivent être signés (et non paraphés) par un fonctionnaire luxembourgeois, un notaire luxembourgeois ou un traducteur assermenté établi et exerçant au Luxembourg.
Pour demander la certification légale de documents luxembourgeois, les demandeurs doivent s'adresser au Bureau des passeports, visas et légalisations. La demande peut être effectuée en ligne, de manière simple, via MyGuichet.lu, sans authentification LuxTrust.
Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE
Le Luxembourg a conclu des accords bilatéraux avec l'Autriche, la Belgique, le Danemark, la France, la Grèce, l'Italie, l'Allemagne et la Suisse, en vertu desquels certains documents sont dispensés de toute certification s'ils sont revêtus du sceau des autorités administratives compétentes.
Documents multilingues (dans le cadre de la Convention de la CIEC)
Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité au Luxembourg.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :
- l'Autriche, l'Allemagne, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, Chypre, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, la Turquie.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Munich le 05.09.1980 (délivrance de certificats plurilingues de capacité matrimoniale) sont les suivants :
- l'Allemagne, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, la Moldavie, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, l'Espagne, la Turquie.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics
Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.
Légalisation consulaire des documents luxembourgeois en vue de leur utilisation à l'étranger
La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.
La légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Alors que l'apostille est généralement délivrée en une seule étape, la légalisation consulaire exige plusieurs certifications préalables avant qu'un acte public puisse être certifié auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination.
Il est fréquemment exigé que le document soit traduit dans la langue officielle du pays de destination avant sa présentation à l'ambassade. Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification.
Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Effet juridique | Utilisable dans tous les pays parties à la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents. | Utilisation entre États dont l'un au moins n'est pas membre de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Complexité | Modérée. Pour obtenir une apostille, il convient de s'adresser à l'autorité compétente en matière d'apostille de l'État d'origine du document. | Élevée. La légalisation consulaire nécessite l'intervention de diverses autorités nationales et d'une mission diplomatique de l'État de destination. |
| Certification préalable | Généralement non requise. | Obligatoire. |
| Attestation auprès de l'ambassade de l'État de destination située dans l'État d'origine du document | Il n'est pas nécessaire de contacter le consulat du pays de destination. | Constitue l'étape finale de la légalisation. |
Apostille et légalisation consulaire dans toutes les villes du Luxembourg
Schmidt & Schmidt propose des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics émanant de toutes les régions du Luxembourg. Nous prenons en charge l'intégralité de la procédure, de l'examen des documents à l'obtention des certifications nécessaires, en veillant à ce que vos documents soient valables et reconnus à l'international. Grâce à nos services fiables, vous pouvez utiliser vos actes publics luxembourgeois à l'étranger en toute confiance.
Obtention de documents au Luxembourg
Si des documents importants sont perdus ou endommagés, ou si des copies récentes des documents sont nécessaires, la délivrance de nouveaux documents s'impose. Il n'est pas rare que les personnes se trouvant hors du Luxembourg rencontrent des difficultés pour obtenir de nouveaux documents depuis l'étranger. Nos conseillers vous aideront à obtenir de nouveaux documents au Luxembourg à distance, et nous pouvons faire expédier vos documents par coursier partout dans le monde.
Traduction certifiée de documents luxembourgeois
Les copies et extraits des actes de l'état civil peuvent être traduits dans n'importe quelle langue par un traducteur assermenté au Luxembourg, ou la traduction peut être réalisée dans le pays de destination. Nous proposons des traductions certifiées des actes de l'état civil, avec certification complémentaire. Le coût de la prestation est calculé en fonction du volume du document concerné.
La traduction doit-elle être apostillée ?
Tout document étranger délivré dans un pays et utilisé dans un autre doit être légalisé en vue de son utilisation à l'étranger. Par conséquent, l'authenticité d'une traduction certifiée établie au Luxembourg doit être confirmée par une apostille. De ce fait, de nombreuses autorités peuvent refuser les traductions certifiées provenant du Luxembourg si celles-ci n'ont pas été dûment authentifiées au Luxembourg en vue de leur utilisation à l'étranger. Pour éviter toute confusion, il est préférable de faire réaliser les traductions dans le pays de destination du document.
Nos avantages :
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De plus, chez nous vous pouvez commander la traduction notariée.
