Apostille et légalisation consulaire de documents d'origine étrangère en Italie

Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés en Italie.

L'Italie a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 13 décembre 1977 ; la Convention est entrée en vigueur le 11 février 1978.

L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.

Les documents délivrés en Italie et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.

L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.

Autorités compétentes désignées pour l'apostille en Italie

Pour les pays membres de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, il existe une procédure alternative à la légalisation des actes publics étrangers : l'apostille. En Italie, plusieurs autorités compétentes désignées permettent d'obtenir une apostille pour vos documents officiels. L'apostille s'applique aux documents délivrés dans l'un des pays membres ou destinés à y être validés — ces documents peuvent être revêtus du cachet d'apostille.

Les ressortissants de ces pays n'ont plus besoin de se rendre dans un service consulaire pour la légalisation ; ils peuvent au contraire s'adresser à l'autorité nationale compétente désignée par chaque État, généralement le ministère des Affaires étrangères, pour obtenir une apostille. Cette apostille garantit la validité et la reconnaissance du document en Italie.

La délivrance des apostilles en Italie est assurée par les autorités suivantes :

• Le procureur de la République près les tribunaux du ressort dans lequel les documents ont été délivrés : cela concerne les documents judiciaires, les actes de l'état civil et les actes notariés.
• Le préfet territorialement compétent, le président de la Région pour la Vallée d'Aoste et le commissaire du Gouvernement pour les provinces de Trente et de Bolzano : cela concerne tous les autres documents administratifs relevant de la Convention.

Le parquet près les tribunaux traite la procédure de légalisation des actes signés par les notaires ou par les fonctionnaires du greffe.

Les préfectures, quant à elles, sont compétentes pour la légalisation des documents signés par les autres autorités italiennes, y compris les officiers de l'état civil ou les établissements d'enseignement.

En Italie, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en italien, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.

Types de documents

Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Italie

L'Italie fait partie des 120 pays qui reconnaissent et délivrent des apostilles conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L'apostille confirme le statut officiel d'un document.

Exigences relatives aux documents pour l'apostille en Italie

Depuis 2006, l'Italie participe au programme d'apostille électronique (e-APP), ce qui signifie qu'elle prend en charge la délivrance et la vérification électroniques des apostilles dans le monde entier.

En outre, conformément à la Convention Apostille, les apostilles doivent porter des numéros consécutifs, chaque apostille délivrée disposant de son propre numéro unique. Une apostille comporte un sceau ainsi que 10 mentions essentielles, à savoir :

1. le nom du pays d'où émane le document ;
2. le nom du signataire du document ;
3. la qualité en laquelle a agi le signataire ;
4. le nom de l'autorité ayant apposé le sceau ou timbre (pour les documents non signés) ;
5. le lieu de la certification ;
6. la date de la certification ;
7. l'autorité qui délivre l'apostille ;
8. le numéro du certificat ;
9. le sceau ou timbre de l'autorité qui délivre l'apostille ;
10. la signature de l'autorité qui délivre l'apostille.

Gardez à l'esprit que l'obtention d'une apostille peut prendre un temps considérable ; il est donc conseillé de s'y prendre bien à l'avance si vous devez légaliser des documents par apostille en vue de leur utilisation dans un pays étranger.

Légalisation des documents scolaires et universitaires italiens en vue de leur utilisation à l'étranger

Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés en Italie — tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations scolaires ou universitaires — soient reconnus et valables à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure de certification par voie de légalisation.

Selon le pays de destination et les exigences particulières, différents types de légalisation peuvent être nécessaires pour les documents italiens.

Vous devrez très probablement choisir l'une des options suivantes :

1. Traduction assermentée : traduction du document par un traducteur agréé.
2. Apostille : pour de plus amples informations sur l'apostille, veuillez vous reporter aux sections ci-dessus.
3. Légalisation : les modalités de la procédure dépendent des accords conclus entre l'Italie et le pays de destination.

Les procédures de légalisation visent à vérifier l'authenticité du document. La légalisation intervient après la traduction des documents destinés à l'étranger. Elle comprend également la validation de la signature. En Italie, c'est la préfecture (Prefettura) qui est généralement compétente pour la légalisation des documents.

Le parquet du ressort dans lequel se trouve l'office notarial ou judiciaire est compétent pour les actes établis par les notaires, les officiers judiciaires et les greffiers.

Les demandeurs souhaitant faire légaliser un document en Italie disposent de deux options :

• envoyer le document par courrier à la préfecture, accompagné d'une enveloppe vierge, affranchie et libellée à leur adresse, pour le retour du document ;
• prendre rendez-vous et se rendre personnellement à la préfecture pour déposer la demande de légalisation.

Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE

La légalisation des documents peut ne pas être nécessaire pour les actes et certificats délivrés par les pays ayant signé des accords spécifiques. Vous trouverez ci-dessous une liste des accords internationaux prévoyant des dispenses de légalisation :

1. Convention entre l'Italie et Saint-Marin (31 mars 1939) : Italie, Saint-Marin ;
2. Convention de Paris (27 septembre 1956) : Autriche, Belgique, Bosnie-Herzégovine, Croatie, France, Allemagne, Italie, Luxembourg, Macédoine du Nord, Monténégro, Pays-Bas, Portugal, Serbie, Slovénie, Suisse et Turquie ;
3. Convention de Luxembourg (27 septembre 1957) : Autriche, Belgique, France, Allemagne, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Suisse et Turquie ;
4. Accord entre l'Italie et la Suisse (16 novembre 1966) : Italie, Suisse ;
5. Convention de Londres (7 juin 1968) : Autriche, Belgique, Chypre, Estonie, France, Allemagne, Royaume-Uni (y compris l'île de Man), Grèce, Irlande, Italie, Liechtenstein, Luxembourg, Malte, Moldavie, Norvège, Pays-Bas (y compris les Antilles néerlandaises et Aruba), Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Espagne, Suisse et Turquie ;
6. Convention entre l'Italie et l'Allemagne (7 juin 1969) : Italie, Allemagne ;
7. Convention d'Athènes (15 septembre 1977) : Autriche, France, Grèce, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Pologne, Portugal, Espagne et Turquie ;
8. Convention de Munich (5 septembre 1980) : Autriche, Allemagne, Grèce, Italie, Luxembourg, Moldavie, Pays-Bas, Portugal, Espagne, Suisse et Turquie ;
9. Accord entre l'Italie et l'Espagne (10 octobre 1983) : Italie, Espagne ;
10. Convention de Bruxelles (25 mai 1987) : Belgique, Danemark (à l'exception du Groenland et des îles Féroé), Estonie, France, Irlande, Italie et Lettonie ;
11. Accord entre l'Italie et l'Argentine (9 décembre 1987) : Italie, Argentine ;
12. Accord entre l'Italie et l'Autriche (29 mars 1990) : Italie, Autriche ;
13. Accord entre l'Italie et la Hongrie (26 mai 1977) : Italie, Hongrie.

Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Vienne le 08.09.1976 (délivrance d'extraits plurilingues des actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) sont les suivants :

• l'Autriche, l'Allemagne, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, Chypre, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, la Turquie.

Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics

Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.

Légalisation consulaire des documents italiens en vue de leur utilisation à l'étranger

La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.

Pour faire légaliser des documents étrangers en vue de leur utilisation en Italie, il convient de s'adresser à une représentation diplomatique ou à un consulat italien dans son pays d'origine. Cette procédure, appelée légalisation consulaire, est requise en l'absence de conventions internationales applicables. Dans ce cas, les demandeurs recourent à l'assistance des institutions diplomatiques.

Toutefois, le cas échéant, certaines conventions internationales peuvent dispenser de l'intégralité de la procédure de légalisation lorsque les pays concernés sont parties à des accords spécifiques. Parmi les conventions qui suppriment l'exigence de légalisation figurent :

• la Convention portant dispense de légalisation et délivrance gratuite des actes de l'état civil ;
• la Convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers ;
• la Convention européenne ;
• la Convention portant dispense de légalisation pour certains actes et documents ;
• la Convention relative à la suppression de la légalisation des actes dans les États membres des Communautés européennes.

De manière générale, la légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Alors que l'apostille est généralement délivrée en une seule étape, la légalisation consulaire exige plusieurs certifications préalables avant qu'un acte public puisse être certifié auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination.

Il est fréquemment exigé que le document soit traduit dans la langue officielle du pays de destination avant sa présentation à l'ambassade. Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification.

Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents

Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.