Apostille et légalisation consulaire de documents d'origine étrangère au Kazakhstan

Schmidt & Schmidt propose des services de légalisation pour les documents délivrés au Kazakhstan.

Conformément à la Convention de La Haye de 1961, les documents délivrés par les autorités publiques d'un pays membre sont valables dans tous les autres États parties et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire. Cela permet de réduire considérablement les coûts et les délais nécessaires à la certification des documents. Actuellement, plus de 120 États ont adhéré à la Convention de La Haye.

Le Kazakhstan a adhéré à la Convention en 2001. Par conséquent, les documents délivrés au Kazakhstan et certifiés par apostille sont reconnus dans les autres pays membres sans nécessiter de légalisation consulaire.

L'apostille est une attestation de l'authenticité de la signature et de la qualité du signataire d'un document public, comme le prévoit la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers.

Ainsi, aucune authentification diplomatique ou légalisation consulaire des documents du Kazakhstan n'est requise pour les démarches juridiques avec un autre État membre de la Convention. Les documents doivent simplement être visés par un certificat d'apostille avec un tampon « apostille » apposé par les autorités de l'État émetteur afin d'être valables dans l'État de destination.

L'apostille au Kazakhstan est un tampon carré d'au moins 9x9 cm rédigé en langue kazakhe, contenant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961), ce qui est une condition obligatoire pour la validité de l'apostille.

Autorités compétentes du Kazakhstan habilitées à délivrer des apostilles

Conformément à la résolution du gouvernement de la République du Kazakhstan nº 545 du 24 avril 2001 « portant approbation des règles de délivrance des apostilles » et à ses modifications ultérieures, les apostilles ne peuvent être délivrées que par les organismes d'État autorisés. Vous trouverez ci-dessous les informations à jour sur les autorités habilitées à certifier des documents par apostille sur le territoire de la République du Kazakhstan.

Quels documents peuvent être apostillés

Particularités de l'apostille au Kazakhstan et exigences relatives aux documents

L'apostille est uniquement apposée sur l'original ou sur une copie notariée si l'original ne peut être apostillé (par exemple, passeport, permis de conduire). Les documents doivent être en bon état, avec un sceau et une signature clairement visibles. Les documents doivent être exempts de toute inscription ou marque superflue. Le contenu du document doit être clair et lisible, avec les signatures des agents officiels et les empreintes de sceaux bien lisibles. Les mentions du document (numéro, date, signature, sceau) indiquées sans ratures ni abréviations sont obligatoires. Un document comportant plusieurs pages doit être relié, numéroté et scellé. Si le document comporte des annexes, celles-ci doivent être incluses.

Les documents peuvent être acceptés pour la procédure de légalisation dans leur version originale, ainsi qu'en copie certifiée conforme par un notaire. Les inscriptions sur l'apostille sont souvent dupliquées en deux langues (l'une des langues de la Convention et la langue nationale). Au Kazakhstan, l'apostille est un tampon carré d'au moins 9x9 cm en langue kazakhe, avec le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Selon la Convention, l'apostille doit être apposée sur le document lui-même ou sur une allonge (feuille séparée fixée au document).

Liste des documents requis

1. Copie d'un document d'identité
2. Document original à apostiller
3. Procuration notariée
4. Si le demandeur a changé de nom de famille, les copies des documents confirmant le changement de nom accompagnées d'une traduction en russe ou en kazakhe

Apostille électronique au Kazakhstan

Depuis le 15 juin 2024, des modifications aux règles de prestation du service public d'apostille des documents officiels en République du Kazakhstan sont entrées en vigueur. La procédure mise à jour prévoit une numérisation complète — les demandes d'apostille sont soumises par voie électronique via le portail du gouvernement électronique (Egov) à l'aide d'une signature numérique électronique (EDS).

Pour soumettre une demande via le portail, les éléments suivants sont requis :

- une demande électronique signée avec une EDS (oder confirmée par un mot de passe à usage unique si le demandeur dispose d'un numéro de téléphone enregistré) ;

- une copie numérisée du document à apostiller ;

- une procuration (notariée si elle est soumise par le représentant d'une personne physique ; signée par un directeur si elle est soumise au nom d'une personne morale) ;

- des documents supplémentaires, si nécessaire.

La demande et les documents sont examinés par le Centre de service public (PSC), notamment l'échantillon de signature et l'empreinte du sceau sur le document soumis, ainsi que la conformité aux exigences de la Convention de La Haye et aux réglementations nationales.

Si la vérification est concluante, l'agent autorisé génère l'apostille électronique le jour ouvrable même à l'aide du système d'information « E-Apostille ». Le résultat signé est envoyé sur le compte personnel du demandeur sur le portail Egov. Le traitement de l'apostille est finalisé le jour ouvrable suivant la soumission.

Le coût du service est de 0,5 MCI (Indice de calcul mensuel) par document, conformément au sous-paragraphe 7 de l'article 615 du Code fiscal de la République du Kazakhstan.

Apostille sur les documents d'études du Kazakhstan

Depuis le 30 décembre 2023, une nouvelle procédure d'apostille des documents délivrés par les établissements d'enseignement supérieur et de troisième cycle est en vigueur au Kazakhstan. Elle a été approuvée par l'arrêté du ministre de la Science et de l'Enseignement supérieur en date du 11 décembre 2023.

L'apostille pour les diplômes, les suppléments au diplôme et les autres documents universitaires officiels est délivrée par le Comité d'assurance qualité dans le domaine de la science et de l'enseignement supérieur du ministère de la Science et de l'Enseignement supérieur de la République du Kazakhstan.

Comment soumettre des documents pour l'apostille

Vous pouvez soumettre une demande de deux manières :

1. Via la Corporation d'État « Le gouvernement pour les citoyens »
Le demandeur (ou un représentant muni d'une procuration) doit fournir :

• une demande dans la forme prescrite ;
• un document d'identité (papier ou électronique via le service des documents numériques) ;
• le document original à apostiller ;
• le reçu original confirmant le paiement de la taxe d'État.

2. Via le portail du gouvernement électronique eGov
Vous devez télécharger :

• une demande électronique signée avec la signature numérique du demandeur ;
• une copie électronique du document qui doit être apostillé.

Les informations relatives au paiement de la taxe d'État et à la vérification de l'identité sont automatiquement récupérées à partir des systèmes d'information du gouvernement.

Apostille pour un extrait de casier judiciaire

Un extrait de casier judiciaire au Kazakhstan est délivré par le ministère des Affaires intérieures (ou les organismes agréés) et nécessite généralement une apostille pour être utilisé à l'étranger — la procédure confirme l'authenticité du document et la signature de l'agent autorisé. L'apostille est apposée par l'autorité compétente (y compris via le portail eGov, si la version électronique du document est disponible).

En règle générale, un extrait de casier judiciaire au Kazakhstan est valable pendant 6 mois à compter de sa date de délivrance ; lors de sa soumission à l'étranger, de nombreux organismes destinataires exigent que l'extrait ait été délivré au maximum 90 à 180 days avant la soumission. Par conséquent, avant d'apostiller et de soumettre le document, il est important de clarifier les exigences du pays concerné (si une apostille est nécessaire sur l'original ou sur une copie notariée, et si une traduction ainsi qu'une certification notariale de la traduction sont requises).

Apostille pour les documents commerciaux

Une apostille sur les documents commerciaux est requise pour l'utilisation de documents d'entreprise kazakhs à l'étranger, par exemple, lors de l'ouverture d'un bureau de représentation ou d'une filiale. Les documents suivants sont soumis à l'apostille :

• documents d'enregistrement d'une personne morale : extrait du registre du commerce, extrait du registre foncier, certificat d'enregistrement d'État, copie notariée des statuts, copies d'autres documents fondateurs, déclaration sous serment avec la signature du directeur, etc. ;
• documents notariés de personnes morales : procurations, demandes, copies notariées, etc. ;
• documents judiciaires.

Au Kazakhstan, l'apostille est apposée uniquement sur les documents kazakhs. Pour les documents commerciaux de sociétés étrangères, une apostille ne peut être obtenue que dans le pays où ils ont été délivrés.

Dispense d'apostille et de légalisation consulaire

Conformément à l'art. 13 de la Convention relative à l'entraide judiciaire et aux relations juridiques en matière civile, familiale et pénale (également appelée Convention de Minsk), les documents des pays participants ne nécessitent pas de légalisation. Le Kazakhstan est partie à la Convention de Minsk depuis 1995. Les autres pays parties à la Convention sont l'Arménie, l'Azerbaïdjan, la Biélorussie, la Géorgie, le Kirghizistan, la Moldavie, la Russie, le Tadjikistan, le Turkménistan, l'Ouzbékistan et l'Ukraine. Pour ces États, un certificat d'apostille pour les documents délivrés au Kazakhstan n'est pas requis ; à la place, une traduction notariée suffit.

Légalisation consulaire des documents du Kazakhstan

En outre, dans le cas d'un document destiné à être utilisé dans un pays qui ne reconnaît pas la Convention de La Haye, comme la Chine, les Émirats arabes unis ou d'autres pays non listés, le certificat doit faire l'objet d'une légalisation consulaire. Pour obtenir la liste complète des pays qui acceptent et utilisent les apostilles, cliquez ici.

La légalisation consulaire est une procédure de reconnaissance de la légalité des documents qui est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que l'authentification par une apostille.

La légalisation consulaire est une procédure plus longue et plus onéreuse que l'apostille, dans laquelle le certificat passe par plusieurs étapes de pré-certification, puis est visé par le consulat du pays de destination au Kazakhstan. Souvent, le document doit être traduit par un traducteur agréé dans la langue officielle du pays de destination.

Il convient de noter que le certificat n'est valable que dans le pays dont il porte la marque consulaire et ne peut être utilisé dans d'autres pays.

La durée de validité de la légalisation consulaire d'un document n'est généralement pas limitée, mais la validité du certificat lui-même peut être restreinte.

Les principales différences entre une apostille et la légalisation consulaire de documents

Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions dans un autre pays. Cependant, elles présentent de nombreuses différences.

Apostille et légalisation consulaire dans les 20 régions de la République du Kazakhstan

Nous proposons des services professionnels d'apostille, de légalisation consulaire et de recherche de documents (réémission) dans les 17 régions et les 3 villes d'importance nationale du Kazakhstan.

Région d'Abai

Région d'Akmola

Région d'Aktobe

Almaty

Région d'Almaty

Astana

Région d'Atyrau

Kazakhstan oriental

Région de Jambyl

Région de Jetisu

Région de Karaganda

Région de Kostanay

Région de Kyzylorda

Région de Mangystau

Kazakhstan septentrional

Région de Pavlodar

Shymkent

Région de Turkistan

Région d'Ulytau

Kazakhstan occidental

Obtention de documents du Kazakhstan

Souvent, des documents importants sont perdus ou endommagés, ou il est nécessaire d'obtenir des copies récentes. Dans ce cas, il est nécessaire de demander un duplicata. Il n'est pas rare que les personnes ayant quitté le Kazakhstan rencontrent des difficultés avec cette procédure. Notre service vous permet de demander vos documents à distance au Kazakhstan, et nous pouvons organiser l'envoi de vos documents par coursier partout dans le monde.

Traduction certifiée de documents du Kazakhstan

Les copies et transcriptions de documents d'état civil peuvent être traduites dans n'importe quelle langue par un traducteur assermenté au Kazakhstan, ou la traduction peut être effectuée dans le pays de destination. Nous proposons des traductions certifiées de documents d'état civil avec certification ultérieure. Le coût du travail est calculé en fonction du volume du document concerné.

La traduction doit-elle être certifiée par une apostille ?

Tout document étranger délivré dans un pays et requis pour être utilisé dans un autre pays doit être légalisé. Il est important de rappeler qu'une traduction d'un document déjà apostillé réalisée au Kazakhstan aura toujours le statut de document étranger pour lequel une apostille est requise. Par conséquent, de nombreuses autorités peuvent ne pas accepter les traductions certifiées provenant du Kazakhstan. Pour éviter cela, les traductions devraient être effectuées dans le pays où le document doit être utilisé.