La société Schmidt & Schmidt propose des services d’apostille et de légalisation des documents publics délivrés en Ukraine.
L’Ukraine a adhéré à la Convention de La Haye le 22 décembre 2003. En conformité avec la Convention de La Haye, les documents délivrés par les autorités d’un des pays participants de la Convention sont valides dans les autres pays participants sans légalisation consulaire à condition de leur certification par apostille.
L’apostille certifie l'authenticité de la signature et le poste du signataire, et, le cas échéant, de l'authenticité du sceau ou du timbre apposant ce document.
L’apostille en Ukraine est un timbre quadrangulaire d’au moins 9 cm en ukrainien, contenant l'en-tête obligatoire “Apostille” et le lien pour la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
En Ukraine les documents suivants peuvent être apostillés
- Actes de naissance, de décès, de mariage ou de divorce
- Diplômes, certificats d'enseignement, tous documents d’enseignement et leurs suppléments délivrés par les établissements d’enseignement
- Actes judiciaires
- Copies notariées des documents
- Autres documents notariés (testaments, procurations etc)
- Extraits du registre de commerce de l’Ukraine, certificats d’enregistrement fiscal.
Autorités autorisés à apposer une apostille
- Ministère de l’éducation et des sciences de l’Ukraine - sur les diplômes, les certificats et leurs suppléments, et sur les autres certificats des établissements d’enseignement
- Ministère de la Justice de l’Ukraine - sur les actes délivrés par les bureaux d’enregistrement d'état civil, les notaires, les jugements et les certificats
- Ministère des affaires étrangères de l’Ukraine - sur les documents délivrés par le Ministère de la santé de l’Ukraine et les autres documents
- Service d'enregistrement public - sur les actes d'enregistrement et les extraits du registre.
Exigences aux documents
L’apostille est placée seulement sur l’original ou sur une copie notariée si l’original ne peut pas être apostillé (par exemple, le passeport, le permis de conduire).
Les documents doivent être en bon état avec un sceau et une signature bien visibles. Les documents ne doivent pas contenir d’inscriptions ou de marques étranges.
Les documents ne doivent pas être plastifiés.
Les actes d'état civil (actes de naissance, de mariage, de décès, etc.) délivrés avant 2015 doivent être remplacés par de nouveaux actes.
Nos services complets incluent également la réception de nouveaux documents en Ukraine, y compris un nouvel acte de naissance.
Légalisation consulaire en Ukraine
Si le document est utilisé dans un pays qui ne reconnaît pas la Convention de La Haye, par exemple, en Chine, aux Émirats arabes unis ou dans d’autres pays ne faisant pas partie de la liste, un tel document est soumis à la légalisation consulaire. Il est possible de trouver la liste complète de pays acceptant et utilisant les apostilles ici.
La légalisation consulaire est une procédure plus longue et plus coûteuse que la certification par apostille. La procédure de la légalisation des documents délivrés en Ukraine est la suivante:
- Certifier une copie du document dans un bureau notaire
- Confirmer l'authenticité de la signature et du sceau du notaire auprès du Ministère de la Justice
- Certifier le document auprès du Département consulaire principal du Ministère des affaires étrangères de la République de l’Ukraine
- Traduire le document dans la langue appropriée
- Légaliser le document auprès du Département consulaire de l’Ambassade (Consulat) du pays correspondant en Ukraine
Une caractéristique importante est que depuis mars 2022, tous les départements des ambassades en Ukraine ont été fermés. Ainsi, la dernière étape, la certification à l'ambassade (consulat), se fait séparément, sur le territoire d’un pays voisin. De règle générale, sur le territoire de la République de Pologne.
Il faut tenir en compte que le document sera en vigueur sur le territoire seulement du pays, dont la marque du consulat y figure et ne pourra pas être appliqué dans d’autres pays.
Contrairement à l'apostille, la légalisation consulaire peut être effectuée non seulement pour les actes d'État et les documents notariés, mais aussi pour les documents commerciaux, à condition qu’ils soient certifiés par la Chambre du commerce extérieur.
Comme de règle, le délai de la validité de la légalisation consulaire du document n’est pas limité, mais les limites peuvent être appliquées sur le délai de la validité des documents eux-mêmes.
De plus, chez nous vous pouvez commander la traduction notariée des documents de l'ukrainien.
La livraison express des documents apostillés de l’Ukraine est facturée séparément selon les tarifs des services de livraison.
Limitation des exigences de la légalisation
En conformité avec l'art. 13 de la Convention sur l’aide judiciaire et les relations judiciaires en matières civile, familiale et pénale (qui a aussi le nom de la Convention de Minsk), qui est en vigueur sur le territoire des pays signataires, les documents des pays participants ne nécessitent pas de légalisation.
Les pays participants de la Convention sont: Azerbaïdjan, Arménie, Biélorussie, Géorgie, Kazakhstan, Kirghizistan, Moldavie, Russie, Tadjikistan, Turkménistan, Ouzbékistan, Ukraine.
L’Ukraine est le pays participant de la Convention de Minsk depuis 1995. Ces pays n'ont pas besoin de la légalisation des documents délivrés en Ukraine via l'apposition de l’apostille. Pour utiliser les documents délivrés en Ukraine sur le territoire des pays indiqués ci-dessus, il est nécessaire de faire leur traduction notariée.
Les actes d'état civil (actes de naissance, de mariage, de décès, etc.) délivrés avant 2015 doivent être remplacés par de nouveaux actes. Étant donné que le remplacement des documents se base sur l’enregistrement d'acte, qui a été transféré à l'ERAG (Registre unifié des enregistrements d'acte) de l'Ukraine jusqu'en 2014, les documents de la République autonome de Crimée ne sont soumis ni à la légalisation ni à l'apostille sur le territoire de l'Ukraine. Il faut d’abord obtenir un double du modèle russe, puis y apposer les marques appropriées aux autorités publiques de la Fédération de Russie.
Nous vous recommandons de préciser au lieu de destination si de tels documents seront acceptés ou non de votre part.
Les documents délivrés par la République populaire de Donetsk (RPD) et la République populaire de Louhansk (RPL) ne sont pas soumis à l'apostille ou à la procédure de la légalisation consulaire. L’apostille ou la légalisation de tels documents est possible seulement après leur remplacement pour les documents du modèle public dans les autorités compétentes de l’Ukraine.
Une caractéristique importante est que les documents d’enseignement délivrés sur les territoires non contrôlés par l’Ukraine ne sont pas apostillés, puisque le Ministère de l’éducation de l’Ukraine envoie une demande à l'établissement où la formation a eu lieu. Par conséquent, en 2022 une demande d’apostille ne peut pas être envoyée aux établissements d’enseignement des régions de Kherson, Donetsk et Louhansk, ainsi qu'à la République autonome de Crimée et à une partie de la région de Zaporizhzhia.
