Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services de légalisation pour les documents délivrés en Suisse.
La Suisse a adhéré à la Convention de La Haye sur l'authentification simplifiée des documents le 10 janvier 1973 ; la Convention est entrée en vigueur le 11 mars 1973.
L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.
Les documents délivrés en Suisse et revêtus d'une apostille conformément à la Convention de La Haye de 1961 sont reconnus dans tous les États parties à la Convention de La Haye et ne nécessitent aucune autre forme de certification, telle que la légalisation consulaire, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais liés à la certification des documents. À ce jour, plus de 120 États ont adhéré à la Convention.
L'apostille n'est pas suffisante pour une utilisation dans les États qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Dans ce cas, la légalisation consulaire s'applique à l'acte public.
Autorités compétentes désignées pour l'apostille en Suisse
En Suisse, deux autorités compétentes désignées sont chargées de délivrer les apostilles :
- La Chancellerie fédérale : la Chancellerie fédérale occupe une place centrale dans l'organisation administrative de la Suisse. Soucieuse d'assurer le bon fonctionnement des missions de l'État, elle joue un rôle essentiel dans la certification de l'authenticité des documents nécessitant une apostille.
- Les autorités cantonales : la Suisse est réputée pour sa structure fédérale, ce qui vaut également pour la délivrance des apostilles. Chaque canton suisse dispose de sa propre autorité compétente en matière d'apostille, ce qui garantit une procédure accessible et efficace sur l'ensemble du territoire.
Veuillez consulter les ressources officielles des autorités publiques pour en savoir plus ou pour obtenir la liste complète des autorités cantonales. Bien que les tarifs puissent varier selon le type de document et les exigences particulières, la certification par apostille en Suisse coûte généralement entre 15 et 30 francs suisses, soit environ 10 à 20 euros.
En Suisse, l'apostille se présente sous la forme d'un cachet carré rédigé en français, en allemand, en italien ou en romanche, comportant le titre obligatoire « Apostille » et une référence à la Convention de La Haye de 1961 en français (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Les côtés du certificat d'apostille mesurent au moins 9 centimètres.
Types de documents
| Peuvent être apostillés | Ne peuvent pas être apostillés |
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Particularités et exigences relatives aux documents pour l'apostille en Suisse
La Suisse fait partie des 120 pays qui reconnaissent et délivrent des apostilles conformément à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. L'apostille confirme le statut officiel d'un document.
La procédure d'apostille peut varier selon le pays expéditeur et le pays destinataire, mais, en règle générale, pour obtenir l'apostille d'un document en Suisse, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Obtention du document original à apostiller ;
- Vérification de la signature figurant sur le document par l'organe compétent ;
- Délivrance de l'apostille sur le document par un organe compétent ;
- Présentation du document accompagné de l'apostille dans le pays destinataire.
Cette procédure peut prendre du temps, en particulier lorsqu'elle porte sur plusieurs documents et différents pays. Pour garantir une procédure d'apostille fluide et rigoureuse, il est recommandé de solliciter les conseils de spécialistes connaissant les exigences et les procédures applicables. Leur expertise permet d'éviter les retards et les erreurs dans l'obtention de l'apostille des documents.
Exigences pouvant s'appliquer aux documents :
- Le document doit être un original ou une copie certifiée conforme délivrée par l'autorité compétente.
- Le document doit contenir toutes les informations pertinentes et exactes.
- Le document doit être rédigé dans la langue officielle du pays d'origine ou traduit dans la langue officielle du pays où l'apostille est demandée.
- L'apostille doit être apposée par l'autorité compétente désignée, conformément à la réglementation.
L'apostille est délivrée sous un format uniforme. En Suisse, elle se présente sous la forme d'une vignette imprimée comportant la signature manuscrite d'un agent public, un sceau officiel et un hologramme.
Lorsque l'apostille n'est pas reconnue, les titulaires de documents étrangers devront procéder à leur légalisation. En revanche, si le pays de destination du document reconnaît et délivre les apostilles, la légalisation est inutile.
Légalisation des documents scolaires et universitaires suisses en vue de leur utilisation à l'étranger
Pour que les documents scolaires et universitaires délivrés en Suisse — tels que les bulletins scolaires, les diplômes universitaires, les relevés de notes, les certificats d'inscription et autres attestations délivrées par des écoles ou des universités — soient valables et reconnus à l'étranger, ils doivent faire l'objet d'une procédure de certification par voie de légalisation ou d'apostille. La procédure de certification est assurée par le ministère de la Justice ainsi que par les missions diplomatiques et consulats suisses.
La procédure de légalisation peut varier selon le pays où les documents seront utilisés et selon les autorités ou institutions concernées. Vous pourrez toutefois, le plus souvent, choisir parmi les options suivantes :
- Dépôt auprès d'une représentation suisse : vous pouvez demander la légalisation des sceaux ou signatures officiels figurant sur vos documents scolaires et universitaires en les déposant auprès de la représentation suisse compétente à l'étranger. Veillez à présenter les documents originaux pour cette procédure.
- Représentation étrangère en Suisse : vous pouvez également demander la légalisation des sceaux et signatures officiels auprès de la représentation étrangère (ambassade ou consulat), en Suisse, du pays d'où provient votre diplôme.
Il est essentiel de vérifier au préalable, auprès de l'autorité qui exige la légalisation, si cette procédure est admise. Renseignez-vous en outre sur la réglementation particulière applicable à la légalisation auprès de la représentation étrangère concernée en Suisse. Si nécessaire, la Chancellerie fédérale, à Berne, peut authentifier la signature et le sceau des représentations suisses à l'étranger, ainsi que ceux des représentations étrangères en Suisse.
Reconnaissance de l'authenticité des actes publics au sein de l'UE
La Suisse a conclu des accords bilatéraux avec la Belgique, le Danemark, la France, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, l'Autriche et l'Allemagne, en vertu desquels certains documents sont dispensés de toute certification s'ils sont revêtus du sceau des autorités administratives compétentes.
Documents multilingues (dans le cadre de la Convention de la CIEC)
Les actes de l'état civil et les certificats de capacité matrimoniale délivrés par l'un des États contractants selon le modèle établi par la Commission Internationale de l'État Civil (CIEC) sont dispensés de toute formalité en Suisse.
- l'Autriche, la Belgique, la Bosnie-Herzégovine, la Bulgarie, l'Allemagne, l'Estonie, la France, l'Italie, le Cap-Vert, la Croatie, la Lituanie, le Luxembourg, la Macédoine du Nord, la Moldavie, le Monténégro, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Suisse, la Serbie, la Slovénie, l'Espagne, et la Turquie.
Les États contractants de la Convention de la CIEC signée à Munich le 05.09.1980 (délivrance de certificats plurilingues de capacité matrimoniale) sont les suivants :
- l'Autriche, l'Allemagne, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, la Moldavie, les Pays-Bas, le Portugal, la Suisse, l'Espagne, et la Turquie.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics
Par ailleurs, le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 relatif aux documents publics simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, dispensant ainsi ces documents publics de la confirmation de leur authenticité par l'apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.
Légalisation consulaire des documents suisses en vue de leur utilisation à l'étranger
La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.
La légalisation consulaire est plus complexe, plus longue et plus coûteuse que la procédure, plus simple, de l'apostille. Alors que l'apostille est généralement délivrée en une seule étape, la légalisation consulaire exige plusieurs certifications préalables avant qu'un acte public puisse être certifié auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination.
Il est fréquemment exigé que le document soit traduit dans la langue officielle du pays de destination avant sa présentation à l'ambassade. Il appartient à la mission diplomatique de décider de la procédure d'authentification.
Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Effet juridique | Utilisable dans tous les pays parties à la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents. | Utilisation entre États dont l'un au moins n'est pas membre de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Complexité | Modérée. Pour obtenir une apostille, il convient de s'adresser à l'autorité compétente en matière d'apostille de l'État d'origine du document. | Élevée. La légalisation consulaire nécessite l'intervention de diverses autorités nationales et d'une mission diplomatique de l'État de destination. |
| Certification préalable | Généralement non requise. | Obligatoire. |
| Attestation auprès de l'ambassade de l'État de destination située dans l'État d'origine du document | Il n'est pas nécessaire de contacter le consulat du pays de destination. | Constitue l'étape finale de la légalisation. |
Apostille et légalisation consulaire dans toutes les villes de Suisse
Schmidt & Schmidt propose des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics émanant de toutes les régions de Suisse. Nous prenons en charge l'intégralité de la procédure, de l'examen des documents à l'obtention des certifications nécessaires, en veillant à ce que vos documents soient valables et reconnus à l'international. Grâce à nos services fiables, vous pouvez utiliser vos actes publics suisses à l'étranger en toute confiance.
Obtention de documents en Suisse
Si des documents importants sont perdus ou endommagés, ou si des copies récentes des documents sont nécessaires, la délivrance de nouveaux documents s'impose. Il n'est pas rare que les personnes se trouvant hors de Suisse rencontrent des difficultés pour obtenir de nouveaux documents depuis l'étranger. Nos conseillers vous aideront à obtenir de nouveaux documents en Suisse à distance, et nous pouvons faire expédier vos documents par coursier partout dans le monde.
Traduction certifiée de documents suisses
Les copies et extraits des actes de l'état civil peuvent être traduits dans n'importe quelle langue par un traducteur assermenté en Suisse, ou la traduction peut être réalisée dans le pays de destination. Nous proposons des traductions certifiées des actes de l'état civil, avec certification complémentaire. Le coût de la prestation est calculé en fonction du volume du document concerné.
La traduction doit-elle être apostillée ?
Tout document étranger délivré dans un pays et utilisé dans un autre doit être légalisé en vue de son utilisation à l'étranger. Par conséquent, l'authenticité d'une traduction certifiée établie en Suisse doit être confirmée par une apostille. De ce fait, de nombreuses autorités peuvent refuser les traductions certifiées provenant de Suisse si celles-ci n'ont pas été dûment authentifiées en Suisse en vue de leur utilisation à l'étranger. Pour éviter toute confusion, il est préférable de faire réaliser les traductions dans le pays de destination du document.
Nos avantages :
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Vous pouvez commander l'apostille des extraits du registre de commerce de Suisse ou d’autres documents chez nous.
De plus, chez nous vous pouvez commander la traduction notariée des documents de l'allemand, du français ou d'italien.
