Schmidt & Schmidt propose l'ensemble des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics délivrés aux États-Unis d'Amérique. Nous traitons les documents provenant des 50 États américains, du district de Columbia, des territoires américains, ainsi que de toutes les agences fédérales — notamment le FBI, l'IRS (administration fiscale), l'USCIS (services de citoyenneté et d'immigration), l'Office américain des brevets et des marques (USPTO), la FDA et les juridictions fédérales. Nos clients bénéficient d'un interlocuteur unique en Europe et n'ont jamais besoin de se rendre eux-mêmes aux États-Unis.
Les États-Unis sont membres de la Conférence de La Haye de droit international privé depuis le 15 octobre 1964 et sont partie à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers, entrée en vigueur à leur égard le 15 octobre 1981. La Convention compte aujourd'hui plus de 125 Parties contractantes. Dans chacune d'elles, un document américain revêtu d'une apostille est reconnu sans aucune autre formalité d'authentification.
L'apostille, ou « apostille de La Haye », est un certificat qui authentifie l'origine d'un acte public (par exemple un acte de naissance, de mariage ou de décès, un jugement, un extrait de registre ou une attestation notariale). Elle confirme l'authenticité de la signature et la qualité en laquelle a agi l'agent public signataire de l'acte public.
Si votre pays de destination n'est pas partie à la Convention — ou en cas d'exception bilatérale —, le document doit alors faire l'objet d'une légalisation consulaire complète auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination à Washington, D.C. Nous prenons en charge les deux procédures.
Autorités compétentes désignées pour l'apostille aux États-Unis
Les États-Unis présentent la particularité de ne disposer d'aucune autorité nationale unique en matière d'apostille. Selon l'organisme ayant délivré le document sous-jacent, l'apostille doit être obtenue auprès d'une autorité différente. L'envoi du document à l'autorité incompétente constitue la principale cause de refus — c'est pourquoi nous confirmons toujours la voie appropriée avant tout dépôt.
| Type de document | Autorité compétente | |
|---|---|---|
| Documents délivrés par les agences fédérales américaines (FBI, IRS, USCIS, USPTO, FDA, USDA, SSA, DOJ, notaires fédéraux, notaires militaires) | Département d'État des États-Unis, Office of Authentications (Washington, D.C.) | |
| Documents délivrés par les juridictions fédérales américaines | Greffiers et greffiers adjoints de la juridiction fédérale concernée | |
| Actes consulaires de naissance, de décès et de mariage établis à l'étranger pour des citoyens américains | Département d'État des États-Unis, Bureau of Consular Affairs, Passport Services, Vital Records Section | |
| Documents délivrés par les États américains, le district de Columbia ou les territoires américains (actes de l'état civil, actes notariés, décisions des juridictions étatiques, formalités d'enregistrement des sociétés) | Secrétaire d'État de l'État de délivrance, dans la plupart des juridictions. Exceptions notables : Géorgie — Georgia Superior Court Clerks' Cooperative Authority ; New Jersey — Division of Revenue |
Les documents américains suivants peuvent être authentifiés par apostille :
Documents personnels- Actes de naissance, de mariage, de décès et de divorce, certificats de capacité matrimoniale, déclarations sur l'honneur de célibat ;
- Relevé d'antécédents judiciaires du FBI (Identity History Summary) et extraits de casier judiciaire au niveau des États ;
- Décisions d'adoption et décisions de justice connexes ;
- Procurations, testaments, certificats d'hérédité et autres actes notariés ;
- Copies notariées de passeports, de permis de conduire et d'autres pièces d'identité.
- Diplômes et relevés de notes de l'enseignement secondaire ;
- Diplômes et relevés de notes universitaires (licence, master, doctorat) ;
- Certificats GED (équivalence d'études secondaires) ;
- Descriptifs de cours et attestations complémentaires délivrés par des écoles, des collèges et des universités.
- Certificats de conformité administrative (Certificates of Good Standing / Certificates of Existence) délivrés par les registres des sociétés des États ;
- Statuts constitutifs (Articles of Incorporation, Certificates of Formation), règlements intérieurs et pactes d'associés ;
- Copies certifiées de modifications statutaires, de rapports annuels, de fusions et de dissolutions enregistrés auprès des États ;
- Formulaire IRS 6166 (attestation de résidence fiscale américaine) ;
- Relevés et attestations bancaires (après certification notariée) ;
- Procurations à usage commercial ;
- Certificats ISO et certificats de libre vente ;
- Certificats FDA à l'attention des gouvernements étrangers (Certificates to Foreign Government) pour les dispositifs médicaux et les produits pharmaceutiques.
- Avis et rapports d'expertise médicale ;
- Certificats d'aptitude au travail ou au voyage ;
- Carnets de vaccination (après certification notariée) ;
- Autres certificats médicaux délivrés par des médecins agréés aux États-Unis.
Documents non soumis à l'apostille ou à la légalisation
- Les documents délivrés par les agents diplomatiques ou consulaires américains (à l'exception des actes consulaires de naissance, de décès et de mariage établis à l'étranger, qui font l'objet d'une apostille distincte délivrée par le Département d'État) ;
- Les documents administratifs ayant trait directement à des opérations commerciales ou douanières — par exemple les factures commerciales, les connaissements et les déclarations en douane. Ceux-ci sont généralement certifiés par la chambre de commerce locale ;
- Les passeports américains et autres pièces d'identité comportant la photographie du titulaire (une copie notariée de la page photo peut, elle, être apostillée) ;
- Les documents plastifiés, modifiés, ou portant des marques, autocollants ou étiquettes étrangers au document.
Exigences relatives aux documents
L'apostille ne peut être délivrée que sur le document original ou sur une copie notariée lorsqu'elle ne peut pas être apposée sur l'original (par exemple pour un passeport ou un permis de conduire). Le document doit être en bon état matériel, tous les cachets, sceaux et signatures devant être clairement lisibles et exempts de toute marque étrangère au document.
Les signatures des agents publics des États et des comtés, ainsi que celles des notaires (notaries public), doivent être enregistrées auprès du Secrétaire d'État compétent ; à défaut, l'apostille sera refusée et le document renvoyé. Pour les actes de l'état civil, la plupart des autorités étrangères exigent la version dite « long-form » (ou « vault copy ») de l'acte — les extraits abrégés (« short-form ») sont couramment refusés. Lorsque l'acte a été délivré par un officier de l'état civil local ou de comté (par exemple par le New York City Department of Health), une certification préalable supplémentaire par le greffier du comté (County Clerk) est requise avant que l'apostille puisse être délivrée.
Extrait de casier judiciaire du FBI — apostille en vue d'une utilisation à l'international
L'Identity History Summary du FBI est l'un des documents américains les plus fréquemment demandés en vue d'une utilisation à l'étranger. Les employeurs étrangers, les autorités d'immigration, les programmes de résidence et les organismes d'adoption exigent régulièrement un extrait de casier judiciaire du FBI revêtu d'une apostille. Le FBI étant une agence fédérale, l'apostille ne peut être délivrée que par le Département d'État des États-Unis à Washington, D.C. — jamais par un Secrétaire d'État.
Schmidt & Schmidt propose un service clés en main :
- Transmission des empreintes digitales au FBI par l'intermédiaire d'un prestataire agréé (Channeler), ou soumission directe via le portail Electronic Departmental Order (EDO) du FBI ;
- Réception de l'Identity History Summary sous forme numérique ou imprimée ;
- Apostille auprès de l'Office of Authentications du Département d'État des États-Unis ;
- Traduction certifiée dans la langue du pays de destination, lorsque cela est requis ;
- Livraison au client par coursier, partout dans le monde.
Obtention d'un certificat de bonne conduite
Si vous devez attester l'absence d'antécédents judiciaires, notamment en vue d'une adoption, d'études ou d'un emploi à l'étranger, vous pouvez obtenir un extrait de casier judiciaire auprès de la police locale (Local Police Background Check). Il vous suffit de vous adresser à votre service de police local, au bureau du shérif du comté ou à la police de l'État, selon votre lieu de résidence. Remplissez un formulaire de demande, présentez une pièce d'identité et acquittez les frais éventuels. Une fois la demande traitée, vous recevrez un rapport sur votre situation au regard du casier judiciaire. Gardez à l'esprit que les procédures varient selon les localités : renseignez-vous auprès des services de police compétents pour connaître les modalités précises.
Pour une vérification plus complète, vous pouvez également opter pour l'extrait de casier judiciaire du FBI. Celui-ci couvre l'ensemble du territoire national et peut être exigé par certains organismes. Choisissez l'option la mieux adaptée à vos besoins, en fonction des exigences précises de l'entité qui demande ces informations.
Pour faire authentifier un certificat de bonne conduite, suivez les étapes ci-après :
- Rendez-vous auprès de votre service de police local pour obtenir une vérification des antécédents judiciaires. Assurez-vous que le document est signé par un agent et certifié par un notaire.
- Présentez le document notarié au Secrétaire d'État de l'État de délivrance afin d'obtenir une apostille. Cette étape dispense généralement de toute certification supplémentaire.
- Une fois l'apostille délivrée par le Secrétaire d'État, votre document est prêt à être utilisé dans le pays de destination.
Apostille des documents scolaires et universitaires
Les diplômes, titres, relevés de notes et autres documents universitaires américains sont délivrés par des établissements privés et ne constituent donc pas des « actes publics » au sens de la Convention. Pour pouvoir être apostillés, ils doivent d'abord acquérir le caractère d'acte public par voie de certification notariée.
La procédure type que nous prenons en charge pour nos clients est la suivante :
- Certification du document par le service de la scolarité (registrar) de l'école, du collège ou de l'université ayant délivré le document, ou établissement d'une copie certifiée conforme par un notaire ;
- Certification notariée de la signature du responsable de la scolarité ou du demandeur par un notaire américain ;
- Dépôt auprès du Secrétaire d'État de l'État dans lequel la certification notariée a été effectuée — pour les pays parties à la Convention de La Haye, l'apostille est délivrée à ce stade et aucune autre authentification n'est nécessaire ;
- Pour les pays non parties à la Convention : transmission au Département d'État des États-Unis en vue de l'authentification fédérale, suivie de la légalisation auprès de l'ambassade du pays de destination à Washington, D.C. ;
- Traduction certifiée dans la langue du pays de destination, lorsque cela est requis.
Légalisation consulaire des documents américains en vue de leur utilisation à l'étranger
Lorsque le pays de destination n'est pas partie à la Convention Apostille, le document doit suivre l'intégralité de la chaîne de légalisation consulaire. Nous organisons l'ensemble de la procédure de bout en bout, y compris le dépôt direct auprès de l'ambassade ou du consulat concerné à Washington, D.C. Pour consulter la liste complète des pays qui acceptent et utilisent l'apostille, cliquez ici.
La légalisation consulaire est le processus d'authentification ou de certification d'un document juridique afin que le système juridique d'un pays étranger le reconnaisse comme produisant plein effet juridique ; elle est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire du pays dans lequel le document doit être utilisé.
La chaîne type applicable à un document américain est la suivante :
- Certification notariée du document (pour les documents privés) ;
- Authentification par le Secrétaire d'État de l'État de délivrance ;
- Authentification fédérale par l'Office of Authentications du Département d'État des États-Unis ;
- Légalisation auprès de l'ambassade ou du consulat du pays de destination.
Principales destinations exigeant une légalisation consulaire
Parmi les destinations au sujet desquelles nos clients nous interrogent le plus fréquemment pour des documents américains figurent les Émirats arabes unis, le Qatar, le Koweït, l'Égypte, le Viêt Nam (jusqu'à l'entrée en vigueur de la Convention en 2026), Taïwan, Cuba et plusieurs États africains. Chaque ambassade applique sa propre grille tarifaire, sa propre liste de pièces à fournir et ses propres délais de traitement.
Depuis août 2024, l'ambassade des Émirats arabes unis à Washington, D.C. a adopté une nouvelle procédure d'attestation par l'intermédiaire de VFS Global, les documents devant être préenregistrés sur le portail MOFAIC. La procédure complète prend désormais généralement de cinq à six semaines. Schmidt & Schmidt maîtrise parfaitement la procédure actualisée et prend en charge l'attestation pour les Émirats arabes unis comme un service clés en main.
Principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
Le point commun entre l'apostille et la légalisation consulaire est qu'elles authentifient un document officiel en vue de sa présentation à des institutions d'un autre pays. Elles présentent toutefois de nombreuses différences.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Effet juridique | Utilisable dans tous les pays parties à la Convention de La Haye sur la légalisation simplifiée des documents. | Utilisation entre États dont l'un au moins n'est pas membre de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Complexité | Modérée. Pour obtenir une apostille, il convient de s'adresser à l'autorité compétente en matière d'apostille de l'État d'origine du document. | Élevée. La légalisation consulaire nécessite l'intervention de diverses autorités nationales et d'une mission diplomatique de l'État de destination. |
| Certification préalable | Généralement non requise. | Obligatoire. |
| Attestation auprès de l'ambassade de l'État de destination située dans l'État d'origine du document | Il n'est pas nécessaire de contacter le consulat du pays de destination. | Constitue l'étape finale de la légalisation. |
Apostille et légalisation consulaire dans les 50 États américains
Schmidt & Schmidt propose des services d'apostille et de légalisation consulaire pour les actes publics émanant des 50 États américains, du district de Columbia, des territoires américains, ainsi que de toutes les agences fédérales. Nous prenons en charge l'intégralité de la procédure — y compris la coordination avec les Secrétaires d'État des différents États, l'Office of Authentications du Département d'État des États-Unis, les greffiers des juridictions fédérales et les ambassades étrangères à Washington, D.C. Grâce à notre service, vous n'avez pas besoin de vous rendre aux États-Unis, de vous confronter aux procédures propres à chaque État ni de vous présenter en personne dans une ambassade.
Obtention de documents aux États-Unis
Si vos documents importants ont été perdus ou endommagés, ou si vous avez besoin d'une copie récente, nous pouvons obtenir un nouvel original directement auprès de l'autorité américaine émettrice. Les personnes résidant hors des États-Unis se heurtent souvent à d'importantes difficultés pratiques lorsqu'elles tentent de s'adresser à distance aux autorités fédérales et à celles des États : la fragmentation des systèmes propres à chaque État, les exigences d'identification en personne et l'absence de registres centralisés comparables à ceux qui existent en Europe rendent cette démarche complexe.
Nos conseillers obtiennent pour votre compte les documents aux États-Unis, font procéder à leur apostille ou à leur légalisation, et vous en font parvenir le résultat par coursier international, partout dans le monde. Nous obtenons régulièrement :
- Les actes de naissance, de mariage, de décès et de divorce (versions « long-form » / « vault copies ») de n'importe quel État américain ;
- Les Identity History Summaries du FBI, par l'intermédiaire de prestataires agréés (Channelers) ;
- Les déclarations sur l'honneur de célibat ou d'absence d'acte de mariage ;
- Les Certificates of Good Standing, les statuts constitutifs (Articles of Incorporation) et autres documents sociaux issus des registres des sociétés de n'importe quel État ;
- Les copies certifiées de dossiers judiciaires ;
- Le formulaire IRS 6166 (attestation de résidence fiscale américaine).
Traduction certifiée de documents américains
Les documents américains sont établis en anglais. Pour leur utilisation dans la plupart des pays, une traduction certifiée par un traducteur assermenté est requise, souvent en complément de l'apostille ou de la légalisation. Certains pays de destination exigent en outre que la traduction elle-même soit notariée et fasse l'objet d'une apostille distincte (procédure dite de « double apostille »).
Nous collaborons avec des traducteurs assermentés qualifiés en Allemagne et dans le monde entier, et proposons des traductions certifiées de documents américains dans plus de 50 langues, dont l'allemand, le français, l'espagnol, l'italien, le russe, l'arabe, le chinois, le turc et bien d'autres. Le coût de la traduction est calculé en fonction du volume du document.
La traduction doit-elle être apostillée ?
Tout document étranger délivré dans un pays et destiné à être utilisé dans un autre doit être légalisé. Les actes de l'état civil et les documents scolaires et universitaires américains doivent généralement être traduits par un traducteur assermenté dans la langue du pays de destination, et la traduction elle-même peut devoir être notariée, certifiée par une juridiction ou, dans certains cas, apostillée. Nous évaluons les exigences précises de l'autorité destinataire et réunissons la combinaison de certifications appropriée.
Services complémentaires
Si vous avez besoin d'informations sur une société en vue d'une procédure judiciaire, celles-ci doivent également être légalisées. Nous proposons à cet effet des extraits du registre du commerce des États-Unis, avec certification par apostille et traduction dans la langue du pays de destination du document.
