Qu'est-ce que l'intégration des employés (onboarding) ?

L'intégration des employés est le processus au cours duquel les nouveaux collaborateurs se familiarisent avec l'organisation, les processus de travail, les équipes, la culture et la mission de notre entreprise. L'intégration consiste principalement à régler les formalités administratives et à présenter aux nouveaux employés leur espace de travail, les processus de travail, l'équipe, les politiques et la culture de l'entreprise. Un processus d'intégration réussi vise à doter nos nouveaux employés des outils et des méthodes qui les aideront à devenir des membres productifs de notre équipe et à s'intégrer dans l'environnement collectif, social et de travail. Au cours de l'intégration, les employés apprennent ce que l'on attend d'eux et comment fonctionne notre entreprise. Idéalement, un employé devrait être pleinement intégré dans notre entreprise dans un délai de trois mois à tous les niveaux : processus de travail, équipe et culture d'entreprise. Ce n'est que lorsque l'employé est totalement intégré que l'embauche, et par conséquent le processus d'intégration, peuvent être considérés comme un succès.

Objectifs de l'intégration :

L'intégration est importante car elle permet de rendre rapidement les nouveaux employés opérationnels et façonne leur perception de notre entreprise, de sa culture et de ses valeurs. Elle a deux objectifs principaux :
  1. Accroître la rapidité et l'efficacité de l'intégration d'un nouvel employé dans les activités de l'entreprise.
  2. S'assurer que l'employé comprend et adhère aux objectifs, aux tâches, à la mission et à la culture de notre entreprise.
Ainsi, l'objectif principal de l'intégration est d'améliorer la productivité et la motivation des nouveaux employés, ainsi que de favoriser leur fidélité à notre entreprise. Cela a un impact positif sur notre réputation en tant qu'employeur et réduit le taux de rotation du personnel (turnover).

Résultats de l'intégration des employés

Un processus d'intégration bien structuré pour les nouveaux employés améliore la fidélisation du personnel et augmente la productivité. Une intégration réussie permet non seulement de familiariser correctement nos nouveaux employés avec la culture d'entreprise, leurs responsabilités et leurs collègues, mais aide également les nouveaux employés à se sentir mieux accueillis au sein de notre entreprise. Le processus d'intégration comprend trois composantes principales que les employés doivent maîtriser :
  1. Les personnes - Établir des relations interpersonnelles et interservices au sein de l'entreprise.
  2. Les processus - Former les nouveaux employés aux règles, normes, réglementations et politiques de base qui définissent notre entreprise.
  3. Les technologies - Familiariser les employés avec les technologies utilisées par notre entreprise, former les nouveaux employés à leurs tâches et leur présenter les résultats attendus.

Comment évaluons-nous les résultats de l'intégration ?

Le moyen le plus simple de vérifier si une personne est bien intégrée est de lui demander si elle connaît son rôle, à quoi ressemble le succès dans ce rôle, et si elle se sent à sa place dans l'organisation. Si ce n'est pas le cas, l'intégration n'a pas été concluante et l'employé peut avoir besoin d'un soutien supplémentaire. Une intégration réussie produit un certain nombre de résultats évidents qui peuvent être identifiés grâce aux retours (feedback) de l'employé. Après une intégration réussie, un employé :
  • A rencontré ses collègues.
  • A établi de bonnes relations avec son supérieur hiérarchique direct.
  • Se sent à sa place dans l'organisation.
  • Comprend son rôle et son travail.
  • Comprend clairement ses critères de performance.
  • A accès à toutes les ressources nécessaires pour effectuer son travail efficacement.

Qu'attendent nos employés de l'intégration ?

Les employés ont certaines attentes lorsqu'ils commencent un nouvel emploi. Ils veulent non seulement être accueillis de manière amicale, mais aussi se familiariser avec les structures et leurs tâches. En particulier, ils :
  • Souhaiteraient rencontrer l'équipe lors de leur premier jour.
  • Souhaiteraient rencontrer leur manager.
  • S'attendent à un espace de travail entièrement équipé et à des droits d'accès correctement configurés à l'infrastructure de l'entreprise.
  • Veulent avoir un mentor qui les guidera tout au long du processus de travail.
  • Veulent recevoir une formation adéquate sur tous les outils et processus nécessaires.
  • Veulent recevoir des retours réguliers pour mieux évaluer leur travail.

Les étapes de l'intégration

La période d'intégration commence dès qu'un candidat accepte une offre d'emploi. Elle se termine lorsque l'employé peut effectuer de manière autonome le travail pour lequel il a été embauché. Nous identifions 5 étapes d'intégration :
  1. Avant le premier jour (pré-intégration / pre-onboarding)
  2. Le premier jour (orientation)
  3. La première semaine
  4. Le premier mois
  5. Les 90 premiers jours

Pré-intégration (Pre-onboarding)

Le candidat vient d'accepter une offre de notre entreprise. Que faut-il faire pour s'assurer que son premier jour de travail se passe bien ?
  1. Envoyer un e-mail de bienvenue à l'employé. Dans cet e-mail, informez le nouvel employé de son premier jour et répondez aux questions telles que « à quelle heure dois-je commencer », « où dois-je attendre », « dois-je apporter mon déjeuner au bureau », « qui puis-je appeler si j'ai des questions », quel est le code vestimentaire de l'entreprise, « que vais-je faire le premier jour » et « qui sera mon mentor ».
  2. Informer l'équipe du nouveau collègue, de son rôle et de ses responsabilités. Cela crée de la clarté et aide l'équipe à comprendre dans quels projets le nouveau collègue sera impliqué et quelles seront ses tâches. Les collègues doivent être informés de :
    • Le nom, le poste, les responsabilités et les horaires de travail du nouvel employé
    • La date et l'heure de début
    • Les informations concernant le supérieur hiérarchique direct du nouvel employé
    • Les informations concernant le mentor du nouvel employé
    • L'espace de travail du nouvel employé
  3. Désigner un mentor parmi les membres expérimentés de l'équipe pour le nouvel employé et le préparer à interagir avec le nouvel employé, en lui expliquant ses responsabilités et le plan d'adaptation de la nouvelle recrue.
  4. Configurer l'adresse e-mail de l'employé et fournir l'accès à tous les systèmes nécessaires, commander les clés d'accès au bureau et les cartes de visite.
  5. Préparer l'espace de travail, qui doit être équipé de tout le nécessaire : un ordinateur, un téléphone, une souris et un clavier, des fournitures de bureau. Tout aussi important, l'espace de travail doit être propre et exempt de toute trace des employés précédents. Tout le matériel doit être fourni avec les logiciels nécessaires et mis à jour, afin de ne pas perdre de temps à ce sujet lors du premier jour de travail.
  6. Demander tous les documents nécessaires au nouvel employé pour le traitement administratif, préparer le contrat de travail et les directives, l'accord de confidentialité (NDA) et autres documents formels, afin de ne pas perdre de temps pour leur traitement lors du premier jour de travail.
  7. Il est important de planifier des réunions d'information introductives sur la sécurité, la sécurité incendie et la protection des données personnelles, etc. Afin de rendre la formation aussi rapide que possible.
  8. Il ne serait pas superflu de préparer un kit de bienvenue (welcome package) pour l'employé, contenant un agenda pratique, une tasse, des vêtements d'entreprise à l'effigie de la marque, etc.

Le premier jour

À cette étape importante de l'adaptation, l'employé doit recevoir autant d'informations que possible sur son nouvel emploi. Il est également essentiel que le premier jour soit aussi agréable que possible pour l'employé, car la première impression compte et façonne les futures relations professionnelles. Le premier jour comprend une visite du bureau et la rencontre avec les collègues et les managers. L'employé doit avoir le sentiment qu'il peut parler à n'importe qui à tout moment et ne doit pas hésiter à poser des questions. Pour une adaptation réussie, le premier jour doit inclure :
  1. Le manager direct doit accueillir l'employé à l'entrée du bureau et veiller à le saluer chaleureusement.
  2. Après les salutations, il est nécessaire de discuter du programme de la journée à venir avec l'employé.
  3. L'étape suivante est la visite des bureaux. Montrez la cuisine, le fonctionnement de la machine à café, l'emplacement des toilettes, présentez les bureaux des collègues, les salles de réunion, l'imprimante, la déchiqueteuse, etc.
  4. Faire connaissance avec les collègues. Ici, nous présentons le nouvel employé à tout le monde dans l'entreprise, généralement pendant la visite des bureaux.
  5. Plus tard dans la journée, l'employé est initié au plan d'adaptation de 90 jours, au plan de formation, à son mentor, à son manager direct et aux membres de l'équipe avec lesquels il va travailler.
  6. Présentation de l'entreprise. Il s'agit d'une présentation par les fondateurs de l'entreprise, principalement consacrée au fonctionnement de l'entreprise en termes d'équipes et de rôles, ainsi qu'à sa culture. Si un kit de bienvenue est prévu, c'est le moment de le remettre. C'est également à ce moment-là qu'il faut remettre les cartes de visite.
  7. Traitement des documents formels. Le premier jour, tous les documents formels doivent être signés, y compris le contrat de travail, les directives de travail, le NDA, le consentement au traitement des données personnelles, les documents sur la responsabilité matérielle, les documents liés à la couverture médicale et à la retraite, au calcul du salaire et des impôts.
  8. Le premier jour, organisez une brève formation de base sur la sécurité et la sécurité incendie pour l'employé, en lui montrant où se trouvent les sorties de secours, les extincteurs, etc.
  9. Montrez à l'employé son nouvel espace de travail, fournissez-lui les mots de passe de l'ordinateur, de la messagerie, du Wi-Fi, configurez sa signature électronique, expliquez-lui comment utiliser l'imprimante et le scanner, ainsi que la messagerie de l'entreprise. La formation à l'utilisation de programmes spécialisés, ERP, etc. n'est pas effectuée le premier jour.
  10. À la fin de la journée de travail, il est important que le manager ait une conversation courte et informelle avec l'employé sur ses impressions concernant ce premier jour.

La première semaine

  1. Au cours de la première semaine, présentez l'employé à tous les membres de l'équipe qui n'étaient pas au bureau le jour de la visite, et organisez des rencontres personnelles avec les chefs de service et les collègues avec lesquels le nouvel employé travaillera.
  2. Prenez une photo de l'employé pour la publier sur le site web, préparez des informations sur lui et publiez-les. C'est important pour les collègues à distance, les clients et les partenaires. Ajoutez également l'employé au calendrier des anniversaires pour ne rien manquer.
  3. Fournissez à l'employé les politiques de l'entreprise à étudier. Organisez des réunions d'information sur la protection des données personnelles, les règles de communication externe et interne, la conformité, le contrôle qualité, les règles d'interaction avec les fournisseurs, et informez-le du programme des prochains séminaires de formation.
  4. Fournissez à l'employé des modèles de documents internes (demandes de congés, remboursement des frais, arrêts maladie) et organisez une séance d'information sur les règles de traitement de toutes ces procédures.
  5. Avec le mentor, la formation à l'utilisation des systèmes internes de l'entreprise, tels que l'ERP et autres, doit être dispensée au cours de la première semaine.
  6. Pour les trois premiers mois, un plan de formation et des réunions de suivi doivent être convenus avec le nouvel employé. Pendant la période d'adaptation, ces réunions doivent avoir lieu au moins une fois par mois, et au cours du premier mois - chaque semaine.
  7. À la fin de la première semaine, organisez une rencontre personnelle avec l'employé et discutez du processus d'adaptation. Comme questions de contrôle, vous pouvez utiliser la liste des tâches de la première semaine.

Le premier mois

Le premier mois de la période d'adaptation est consacré à faire connaissance avec les nouveaux collègues, à se familiariser avec les tâches, les technologies et l'organisation, et à fixer des objectifs. Lors de la première réunion avec le manager, il est nécessaire de se mettre d'accord sur les objectifs du nouvel employé et sur son plan de formation et de développement au sein de l'entreprise. À la fin du premier mois, l'employé doit maîtriser les règles d'utilisation des principaux systèmes de l'entreprise, les bases de la communication et les politiques principales, et doit généralement être capable de participer à la mise en œuvre de projets sous la supervision d'un mentor. Il est essentiel d'organiser régulièrement des réunions conjointes avec l'employé, son mentor ou son manager pour suivre les progrès de son adaptation et identifier en temps opportun les problèmes et les besoins du nouvel employé, ainsi que pour lui fournir des retours constructifs.

Les 90 premiers jours

Le processus d'adaptation de l'employé devrait généralement être achevé à la fin du troisième mois. À ce stade, l'employé devrait avoir maîtrisé les trois composantes de l'adaptation :
  1. L'employé doit avoir établi des relations interpersonnelles et interservices au sein de l'entreprise. Il doit connaître ses managers et ses collègues et être familiarisé avec la structure organisationnelle de l'entreprise.
  2. Maîtriser toutes les politiques, normes et réglementations de l'entreprise, ainsi que partager les objectifs et les valeurs de l'entreprise.
  3. Être familier avec ses responsabilités professionnelles, comprendre les résultats attendus, et posséder tous les outils et compétences nécessaires pour accomplir ses tâches de manière autonome.
Il est nécessaire d'organiser une réunion conjointe finale « d'adaptation » avec l'employé et son manager ou mentor, et d'évaluer les résultats de l'employé et le processus d'adaptation. Assurez-vous que l'employé, le mentor, le manager et l'entreprise ont atteint les objectifs fixés, et dans le cas contraire, développez des mesures pour pallier les éventuelles lacunes.
Bien entendu, les trois premiers mois ne marquent pas la fin du développement d'un employé dans notre entreprise. Le processus de développement, de formation et de croissance des employés doit être continu. Nous offrons à nos collaborateurs la possibilité d'acquérir et d'améliorer leurs qualifications d'une manière qui leur convient. Nous proposons des formations sur site dans le monde entier. Nous veillons à ce que chacun dispose des compétences nécessaires pour le travail d'aujourd'hui et de demain.
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