Résumé
- La soi-disant Apostille de La Haye est une forme simplifiée d'authentification des documents destinés à être utilisés à l'étranger – plus précisément entre les États contractants de la Convention de La Haye. Dans de nombreux cas, elle remplace la procédure de légalisation, plus complexe, et permet de confirmer l'authenticité de la signature et du sceau officiel apposés sur un document.
- Au sein de l'UE, l'apostille n'est souvent plus nécessaire. Grâce à un règlement de l'UE, un formulaire type multilingue suffit pour les documents d'état civil (par exemple, naissance, mariage, décès), lequel est remis aux autorités compétentes. Pour des documents tels que les passeports ou les cartes d'identité, une apostille n'est généralement pas nécessaire entre les États membres de la Convention de La Haye.
- La légalisation est une forme d'authentification utilisée pour les documents destinés à être utilisés dans des pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye relative à l'apostille. Contrairement à l'apostille, la légalisation est effectuée par une représentation diplomatique – c'est-à-dire par l'ambassade ou le consulat du pays dans lequel le document sera utilisé.
Les documents publics doivent être dûment légalisés pour pouvoir être utilisés à l'international. Dans la plupart des cas, la légalisation prend la forme de l'apostille de La Haye, comme le prévoit la Convention de La Haye de 1961. Les États parties à la Convention reconnaissent mutuellement la validité juridique de l'apostille, de sorte que l'exigence de légalisation consulaire des documents publics étrangers ne s'applique plus.
L'apostille se présente sous la forme d'un tampon de forme carrée. Elle doit être remplie dans les langues officielles de l'autorité émettrice. La mention « Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) », rédigée en français, est une condition obligatoire pour la validité de l'apostille. L'apostille de La Haye confirme l'authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire a agi, ainsi que l'authenticité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. Chaque apostille est enregistrée et comporte la date d'émission ainsi qu'un numéro unique. L'apostille est délivrée par les autorités compétentes pour un document donné. Vous trouverez davantage d'informations sur les exigences propres à chaque pays concernant la procédure d'apostille dans nos rubriques d'information par pays.
À ce jour, 127 États sont parties à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers. De nombreux pays de l'ex-Union soviétique ont ratifié la Convention.
Schmidt & Schmidt propose des certificats d'apostille pour les 127 États ayant adhéré à la Convention de La Haye.
Sur les pages consacrées à chaque pays, vous trouverez des informations détaillées sur les particularités de la procédure ainsi que sur les autorités compétentes pour la délivrance de l'apostille ou pour la légalisation consulaire de vos documents dans chaque pays concerné.
Informations par pays
Apostille et légalisation consulaire de Russie et de l'Union économique eurasienne
Nous proposons la certification par apostille de documents publics et autres à l'origine de Russie, de Biélorussie, du Kazakhstan, d'Arménie, du Kirghizstan.
Apostille et légalisation des documents en Europe et dans l'UE
Chez Schmidt & Schmidt, vous pouvez commander une apostille pour des documents provenant de pays de l'UE. Tous les pays de l'UE ont adhéré à la Convention de La Haye.
Apostille et légalisation des documents en Asie
L'apostille permet de confirmer l'authenticité de documents provenant du Japon ou de la Corée du Sud. Les documents munis d'une apostille peuvent être présentés au tribunal.
Apostille et légalisation consulaire en Amérique du Nord et du Sud
L'apostille est reconnue par la plupart des pays d'Amérique du Sud et du Nord. Les documents du Canada doivent être légalisés par l'ambassade.
Apostille et légalisation des documents en Afrique
Si vous souhaitez utiliser un document africain à l'étranger, vous avez besoin d'une apostille ou d'une légalisation.
Apostille et légalisation des documents en Australie et Océanie
Pour utiliser des documents australiens et néo-zélandais sur le territoire de la plupart des pays étrangers, il suffit de certifier le document avec une apostille.
Qu’est-ce qu’une apostille?
L'Apostille de La Haye, comme on l'appelle, est une forme simplifiée d'authentification des documents destinés à être utilisés à l'étranger — plus précisément entre les États contractants de la Convention de La Haye. Dans de nombreux cas, elle remplace la procédure de légalisation consulaire, plus complexe, et permet de confirmer l'authenticité de la signature et du sceau officiel apposés sur un document.
L'apostille est un tampon ou un autocollant de forme carrée, apposé par une autorité compétente du pays émetteur. Elle peut être rédigée dans la langue officielle de l'autorité émettrice, mais la mention « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » doit obligatoirement figurer en français, condition indispensable à sa validité. Chaque apostille est enregistrée et comporte une date d'émission ainsi qu'un numéro de référence unique.
Une apostille est nécessaire lorsqu'un document français (par exemple un acte de naissance ou de mariage) doit être présenté à une autorité étrangère. Le pays destinataire peut alors avoir la certitude que le document est juridiquement valable.
Dans notre vidéo, nous expliquons ce qu'est une apostille, comment elle fonctionne et où vous pouvez en faire la demande. Si vous avez besoin de faire légaliser un document étranger par apostille, Schmidt & Schmidt est à votre disposition pour vous accompagner. Nous proposons des services d'apostille pour des documents provenant de plus de 100 pays.
Apostille électronique (e-Apostille)
Dans le cadre du progrès technologique, le programme dit e-APP (programme d'apostille électronique) a été lancé en 2006 par la Conférence de La Haye de droit international privé en coopération avec la National Notary Association des États-Unis. D'ici 2024, environ 40 pays — dont certains États américains pris individuellement — ont commencé à délivrer des apostilles sous forme électronique, soit à titre optionnel, soit de manière exclusive. Malgré cette évolution, il n'existe toujours pas de normes internationales uniformes ou juridiquement contraignantes pour la mise en œuvre technique de l'e-Apostille.
De nombreux pays refusent de délivrer l'apostille électronique. Il reste à voir si et quand la Convention de La Haye sur l'apostille sera modifiée afin d'harmoniser et de préciser les exigences relatives aux e-Apostilles.
Conditions à remplir par les documents pour obtenir une apostille
- ✔️ Document original : L'apostille ne peut être apposée que sur le document original — et non sur des copies ou des versions numérisées.
- ✔️ Bon état physique : Le document doit être propre, intact et exempt de déchirures, de taches ou de plis.
- ✔️ Lisibilité parfaite Toutes les signatures, tous les tampons et toutes les mentions officielles doivent être complets et clairement visibles.
- ❌ Ajouts étrangers : Le document ne doit comporter ni notes manuscrites, ni post-it, ni aucune autre mention non officielle.
- ❌ Détérioration ou usure importante : Les documents fortement endommagés, jaunis ou illisibles ne seront pas acceptés.
- ❌ Copies ou versions modifiées numériquement : Les documents copiés, numérisés, modifiés ou altérés numériquement ne peuvent pas être apostillés.
Légalisation consulaire
Si le pays destinataire n’a pas adhéré à la Convention de Haye, le document doit être soumis à la légalisation consulaire.
Il s'agit d'une procédure plus complexe et plus coûteuse que l'apostilation, qui comprend la certification du document auprès des autorités du ministère de la justice, des autorités du ministère des affaires Étrangères, puis du consulat du pays de destination.
Dans ce cas, le document n'aura force de loi que sur le territoire du pays dont la marque consulaire y figure.
Qu'est-ce que la légalisation consulaire?
La légalisation est une forme d'authentification des documents destinés à être utilisés à l'étranger — notamment dans les pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye relative à l'apostille.
Contrairement à l'apostille, la légalisation est effectuée par une représentation diplomatique — c'est-à-dire par l'ambassade ou le consulat du pays dans lequel le document doit être utilisé.
Ces représentations diplomatiques exigent souvent que le document fasse d'abord l'objet d'une précertification délivrée par une autorité nationale, laquelle confirme l'authenticité de la signature et du sceau officiel apposés sur le document. Ce n'est qu'à l'issue de cette précertification que la représentation étrangère peut procéder à la légalisation proprement dite.
La procédure complète comprend généralement les étapes suivantes : certification, certification intermédiaire/précertification, certification finale, puis légalisation par la représentation étrangère. En raison de cette structure à plusieurs niveaux, la procédure est souvent longue, coûteuse et implique des démarches administratives considérables.
Si vous avez besoin de faire légaliser un document étranger, Schmidt & Schmidt est à votre disposition pour vous accompagner. Nous proposons des services de légalisation consulaire pour des documents provenant de plus de 80 pays.
Les principales différences entre l'apostille et la légalisation consulaire des documents
L'apostille et la légalisation consulaire poursuivent toutes deux le même objectif : authentifier un document officiel destiné à être présenté aux autorités d'un pays étranger. Toutefois, ces deux procédures présentent des différences importantes.
| Apostille | Légalisation consulaire | |
|---|---|---|
| Utilisation | Ne peut être utilisée qu'entre des pays parties à la Convention de La Haye sur la simplification de la légalisation des documents. | Utilisée entre des pays dont l'un ou les deux ne sont pas parties à la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États contractants s'est opposé à l'adhésion de l'autre. |
| Difficulté d'obtention | Modérée. Pour obtenir une apostille, il faut s'adresser à l'autorité compétente du pays dans lequel le document a été délivré. | Élevée. Pour la légalisation consulaire, il faut s'adresser à plusieurs autorités ainsi qu'aux consulats du pays dans lequel le document a été délivré. |
| Précertification | Non requise. | Une précertification par l'autorité compétente est requise. |
| Légalisation auprès du consulat du pays de destination | Il n'est pas nécessaire de s'adresser au consulat du pays de destination. | La dernière étape de la légalisation a lieu auprès du consulat du pays de destination, généralement dans le pays d'émission du document. |
Des opportunités pour toutes les industries
Avocats et notaires
Pour commettre des actes juridiquement significatifs, soumettre des documents étrangers au tribunal, confirmer les pouvoirs des personnes physiques, il est nécessaire que les documents soient dûment certifiés. Les spécialistes Schmidt & Schmidt vous aideront dans la légalisation et l'apostilation des documents.
Assistance visa et mobilité internationale
Pour les entreprises opérant dans le domaine de l'assistance aux visas, de la relocalisation et de la mobilité mondiale, nous proposons une large gamme de services pour la légalisation des documents d'état civil, des documents confirmant le statut actuel de l'employeur et d'autres documents.
Bureaux de traduction
Pour les sociétés travaillant dans le domaine de la traduction, nous offrons une large gamme de services dans le domaine de la légalisation et de l'apostilation des traductions et autres documents dans plus de 100 pays.
Banques et institutions financières
Nous fournissons aux banques, compagnies d'assurance, cabinets d'audit et autres institutions financières les documents légalisés nécessaires pour confirmer l'éligibilité des personnes, confirmer l'existence des personnes morales et autres documents nécessaires à l'ouverture de comptes bancaires, aux procédures KYC et AML.
Reconnaissance de l'authenticité des documents publics au sein de l'UE
Les accords internationaux bilatéraux et les règlements de l'UE relatifs à la circulation internationale des documents simplifient les démarches que les autorités publiques doivent suivre lors du traitement de documents délivrés dans d'autres pays.
Accords internationaux bilatéraux et multilatéraux
La France est partie à plusieurs conventions internationales — bilatérales et multilatérales — qui dispensent certains documents publics de toute légalisation consulaire ou apostille, à condition que ces documents soient dûment établis et revêtus du sceau de l'autorité administrative compétente.
Le texte le plus large à ce jour est le Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016, en vigueur depuis le 16 février 2019 et applicable entre les 27 États membres de l'Union européenne. Il dispense d'apostille et de légalisation une liste précise de documents publics : actes de naissance, de mariage, de décès, de domicile/résidence, de nationalité, certificats d'absence de casier judiciaire et actes relatifs à la capacité juridique. Un formulaire multilingue type, prévu en annexe du règlement, peut accompagner le document et dispenser de traduction assermentée.
En dehors de ce règlement, la France reste également liée par des conventions antérieures, toujours en vigueur, qui couvrent un champ de documents parfois plus large :
— la Convention de Bruxelles du 25 mai 1987 (décret n° 92-383 du 1er avril 1992), en vigueur entre la France, la Belgique, le Danemark, l'Italie, l'Irlande et la Lettonie ;
— la Convention CIEC n° 17, signée à Athènes le 15 septembre 1977 (entrée en vigueur le 1er mai 1981), en vigueur entre la France, l'Autriche, l'Espagne, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal et la Turquie.
❗️ Cas particuliers et exceptions :
Le règlement (UE) 2016/1191 ne s'applique qu'à la liste limitée de documents mentionnée ci-dessus : les diplômes, les actes notariés (procurations, actes de notoriété) ou les documents commerciaux n'entrent pas dans son champ et restent soumis à apostille ou légalisation selon le pays destinataire. Par ailleurs, même lorsqu'une convention de dispense s'applique en théorie, certaines administrations étrangères, peu familières de ces textes, exigent en pratique une apostille par précaution. Il est donc conseillé de vérifier au préalable les exigences de l'organisme destinataire avant de renoncer à cette formalité.
Documents multilingues (en vertu de la Convention CIEC)
Les documents délivrés selon les modèles de la Commission internationale de l'état civil (CIEC) — tels que les actes de naissance, les actes de mariage ou les certificats de non-empêchement au mariage — sont exemptés de toute exigence de légalisation dans les États contractants, à condition qu'ils soient multilingues et établis conformément aux normes de la CIEC.
États parties à la Convention de Vienne CIEC du 8 septembre 1976 (relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil : actes de naissance, de mariage et de décès) :
- Belgique, Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Allemagne, Estonie, France, Italie, Cap-Vert, Croatie, Lituanie, Luxembourg, Macédoine du Nord, Moldavie, Monténégro, Pays-Bas, Autriche, Pologne, Portugal, Roumanie, Suisse, Serbie, Slovénie, Espagne et Turquie.
Règlement sur les documents publics (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016
Par ailleurs, le règlement sur les documents publics (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 simplifie la circulation de certains documents publics devant être présentés dans un État membre de l'UE et délivrés dans un autre État membre de l'UE, en exemptant ces documents publics de l'authentification par apostille, dans le but de réduire les charges administratives et les coûts pour les citoyens.
⚠️ Important : les documents relatifs aux sociétés (documents commerciaux) ne sont pas couverts par ce règlement et doivent toujours être apostillés ou légalisés.
Directive sur la numérisation II
Le 31 mars 2023, la Commission européenne a présenté une nouvelle proposition (COM [2023] 177) visant à optimiser l'utilisation des outils et procédures numériques dans le droit européen des sociétés. Cette initiative vise à renforcer davantage l'application des procédures numériques au sein du droit européen des sociétés.
Un élément clé de cette proposition est la suppression de l'exigence d'apostille pour les documents relatifs aux sociétés au sein de l'UE. L'objectif est de faciliter les procédures transfrontalières et d'éliminer les obstacles bureaucratiques existants. Si elle est adoptée, cette directive pourrait représenter une avancée importante vers un marché intérieur numérique, efficace et fonctionnel.
Nous suivons attentivement les évolutions juridiques et serons heureux de vous conseiller sur la manière de bénéficier dès aujourd'hui des simplifications existantes en matière de circulation internationale des documents.
Certification notariale
Certains documents ne peuvent pas être légalisés selon les procédures décrites ci-dessus. C'est le cas, par exemple, des copies de documents, des traductions, des statuts constitutifs, des bilans financiers, des contrats, des connaissements ou des certificats d'origine. Pour ce type de documents, un notaire peut délivrer une certification notariale. La certification notariale d'une copie atteste que la copie est absolument identique à l'original. La certification notariale d'une traduction confirme que celle-ci est exacte et qu'elle a été réalisée par un traducteur assermenté et certifié. Si nécessaire, Schmidt & Schmidt peut faire certifier les traductions par un notaire public pour vous.Les Pays reconnaissant l'Apostille
Nos avantages
- Une approche personnalisée à chacune des commandes
- La transparence de toutes les procédures
- La pureté juridique
- L’apposition rapide de l’apostille
- L’optimisation de vos dépenses financières
- Confidentialité et protection des données personnelles
Schmidt & Schmidt garantit une très haute qualité et une fiabilité des services. Tous les processus dans notre compagnie font objet de règlements stricts et de contrôle. Nos spécialistes sont bien formés et prêts à accomplir la tâche avec précision.
